Kun kysymys on osuuskunnasta, jossa on vähemmän kuin kymmenen jäsentä, kirjanpidon ja hallinnon hoito on hyvin lähellä "ruohonjuuritasoa" eli kysymys on melkein kunkin jäsenen omien asioitten hoitamisesta. Tällaisen osuuskunnan kirjanpito ei ole laaja ja tutustuminen siihen on käytännössä helpommin järjestettävissä kuin jäsenistöltään ison osuuskunnan. Siksi tällaisen pienen osuuskunnan jäsenillä voidaan katsoa olevan oikeus tutustua osuuskunnan kirjanpitoon ja muihin osuuskunnan toimintaan liittyviin asiakirjoihin kuten osuuskunnan tekemiin sopimuksiin ja osuuskunnan kirjeenvaihtoon.

Tutustumisoikeus ei kuitenkaan ole rajaton vaan koskee sellaista osaa kirjanpitoaineistosta ja sellaisia asiakirjoja, joista saatavilla tiedoilla saattaa olla vaikutusta osuuskunnan tilinpäätökseen tai taloudellisen asemaan taikka osuuskunnan kokouksessa käsiteltävän asian arviointiin.

Jäsenen tiedonsaantioikeutta ei ole rajattu ajallisesti ainoastaan osuuskunnan kokoukseen, jossa osuuskunnan jäsenellä yleensä muutoin on sopiva tilaisuus kysellä tietoja osuuskunnan taloudellisesta tilasta vaan pyyntö voidaan koska tahansa osoittaa osuuskunnan hallitukselle.

Tiedon antaja on hallitus taikka osuuskunnan toimitusjohtaja. Hallitus voi evätä tiedonsaantioikeuden siltä osin kuin se katsoo, että tutustumisesta aiheutuu olennaista haittaa osuuskunnalle. Olennaista haittaa osuuskunnalle voi aiheutua vaikkapa kehitteillä olevaan tuotteeseen liittyvän tai muun liikesalaisuuden piiriin kuuluvan seikan ilmaisemisesta. Jos hallitus kieltäytyy antamasta jäsenen pyytämää tietoa, hallituksen olisi hyvä kertoa, ettei vielä tässä vaiheessa pyydettyä tietoa voida antaa, koska se aiheuttaisi olennaista haittaa osuuskunnalle vaan että tieto annetaan myöhemmässä vaiheessa, kun valmisteilla olevat asiat ovat ratkenneet. Ja näin tulisi sitten myös tapahtua.

Toisaalta jäsenkään ei saa käyttää pyydettyä tietoa väärin eikä sillä tavoin, että se aiheuttaisi osuuskunnalle haittaa.

Osuuskunnan tilintarkastajat ovat sellaisessa asemassa, että heille pyydetty tieto tulee aina antaa. Tilintarkastajat lausuvat sitten, vaikuttaako tieto tilintarkastuskertomukseen tai muuhun tilintarkastajien osuuskunnan kokoukselle antamaan lausuntoon.

Merja Söderström