Valtakirja vai
ei?
 |
Toimitusjohtajilla sekä osakeyhtiöissä että osuuskunnissa on sellainen asemaan perustuva edustamisoikeus, että he voivat edustaa yhteisöään ilman valtakirjaakin sellaisen osakeyhtiön, osuuskunnan tai yhdistyksen kokouksessa, jonka osakas tai jäsen heidän edustamansa yhteisö on.
Useinkaan osakeyhtiön yhtiöjärjestyksessä tai osuuskunnan taikka yhdistyksen säännöissä ei ole mitään nimenomaista valtakirjavaatimusta niiden kokouksissa edustamisen osalta.
Joskus yhdistysten säännöissä voi olla suoranaisia taikka välillisiä vaatimuksia valtakirjojen tai pöytäkirjan otteiden käytöstä kokouksissa. Esimerkiksi Pellervo-Seura ry:n säännöissä puhutaan valtakirjan tai pöytäkirjan otteen toimittamisesta etukäteen. Tällöin sääntömääräystä pitää noudattaa, ja valtakirja tai pöytäkirjan ote pitää toimittaa.
Pitäisikö toimitusjohtajien sitten esittää rekisteriote osoittaakseen, että he ovat kyseisten yhteisöjen toimitusjohtajia?
Ensinnäkin jäsenyhteisöjen osalta yleensä tiedetään, ketkä ovat niiden toimitusjohtajia. Toisekseen nykyaikana asia on mahdollisissa epäselvissä tapauksissa helposti selvitettävissä esimerkiksi puhelimitse rekisteriviranomaiselta, eli kaupparekisteristä patentti- ja rekisterihallituksesta. Täytyy myös muistaa, että totta kai joku voisi vielä valtakirjastakin aina väittää, että se on väärennetty.
Eli valtakirjat eivät yleensä ole tarpeen, mutta joskus yhteisön sääntövaatimukset niitä edellyttävät.
Pöytäkirjat säilytettävä
Samainen sihteeri on huolissaan myös siitä, että jo vuosikymmeniäkin sitten pidettyjen vuosikokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjat täyttävät kassakaappia jopa siinä määrin, että uuden kaapin ostoon pitäisi pikimmiten rientää. Vaihtoehtona olisi tuhota melkein ikivanhat pöytäkirjat. Kysyjä arvelee, ettei pöytäkirjoja tarvitsisi säilyttää ainakaan sen pidempään kuin kirjanpitoaineistoa.
Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Ne tulee olla siten järjestettynä, että tietojenkäsittelyn suorittamistapa voidaan vaikeuksitta todeta.
Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset sekä muu kuin tässä edellisessä kappaleessa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositteet on säilytettävä kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta.
Osakeyhtiön yhtiökokousten sekä osuuskunnan ja yhdistyksen kokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjoja pitää säilyttää hamaan tulevaisuuteen saakka. Tämä on jo niiden historiallisen arvon vuoksi, mutta myös siksi, että niiden säilyttämisen osalta ei ole olemassa vastaavanlaisia määräyksiä kuin kirjanpitoaineistosta. Lainsäädännössämme ei ole myöskään - ainakaan vielä - säännöksiä tällaisten pöytäkirjojen sähköisessä muodossa säilyttämisestä. Kassakaapeista arkistoja kuitenkin voi siirtää muihin kaappeihin tai hyllyihin säilytettäväksi.
Kari Lehto
varatuomari
kari.lehto@pellervo.fi
Pellervon Lakipalvelu
Puh. (09) 4767 5515
| Sivun alkuun |