EU:n laskutusdirektiivi yhdenmukaistaa jäsenmaiden laskumerkintävaatimuksia. Direktiivi tulee voimaan nyt vuoden vaihtuessa 1.1.2004. Suomessa uudistuvat arvonlisäverotuksen laskutussäännökset.

Direktiiviin sisältyy säännöksiä muun muassa laskun käsitteestä, laskujen toimittamisvelvollisuudesta, laskujen tietosisältövaatimuksista, sähköisestä laskutuksesta ja laskujen säilytyksestä. Suomessa verohallinto on ohjeistanut arvonlisäverolain uudistuksen tulkintaa (Dnro 1731/49/2003, 30.6.2003).

Laskuksi on vastaisuudessa hyväksyttävä kaikki paperiset tai sähköiset tositteet tai ilmoitukset, jotka täyttävät asetetut vaatimukset.

Oleellista on laskun tietosisältö. Uudet tietosisältövaatimukset on opeteltava, sillä jatkossa arvonlisäveron vähennysoikeus sidotaan vaatimukset täyttävään laskuun. Ostajan vastuuta laskujen oikeellisuuden tarkistuksessa lisätään merkittävästi.

Pitkä pakollisten merkintöjen lista

Laskussa ei saa mainita veron määrää tai verokantaa, ellei myyjä ole merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Jos rekisteröinti on vireillä, myyjä voi merkitä laskuun veron ja verokannan, jos mainitsee rekisteröinnin olevan vireillä. Nykyisin laskuihin vaadittava merkintä "ALV rek." poistuu laskuista ensi vuoden alusta.

Pakolliset laskumerkinnät vuoden 2004 alusta alkaen ovat:

1. Laskun antamispäivä (toimitus-, kirjoitus-, tulostuspäivä tms.);

2. Juokseva tunniste (laskun numero, jonka ei tarvitse koostua vain numeroista);

3. Myyjän arvonlisäverotunniste eli käytännössä Y-tunnus (tietyissä kansainvälisissä myynneissä vaaditaan ns. EU-alv-tunniste);

4. Myyjän ja ostajan täydellinen nimi ja täydellinen osoite (lasku on osoitettava todelliselle juridiselle ostajalle!);

5. Myytyjen tavaroiden määrä ja luonne tai palvelujen laajuus ja luonne (kaupallinen kuvaus tai nimi, palvelun tyyppi - laajoissa kaupoissa laskun liitteeksi voidaan laittaa esim. urakkasopimus);

6. Tavaroiden toimitus- tai palvelujensuorituspäivä (palveluilta riittää suorituskuukausi);

7. Veronperuste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa (sekä mahdolliset hyvitykset ja alennukset, mikäli ne eivät sisälly yksikköhintaan). Yksikköhinnan määrittäminen voi tulla ongelmalliseksi erityisesti jatkuvalla periaatteella tuotetuissa palveluissa. Ongelmatilanteessa voidaan viitata esimerkiksi sopimukseen;

8. Sovellettava verokanta (22%, 17%, 8% tai 0%);

9. Suoritettavan veron määrä euroissa (vaikka laskutusvaluutta olisi muu);

10. Jos kyseessä on veroton myynti, verottomuuden peruste tai viittaus säännökseen;

11. Viittaus mahdolliseen aikaisempaan laskuun (muutoslaskut).

Lisäksi tiettyjä erityistilanteita koskevia merkintävaatimuksia voi lukea verohallinnon ohjeesta.

Kevennetty riittää alle tonnin kaupoissa

Kevennettyjä laskumerkintävaatimuksia voi käyttää, kun laskun loppusumma on alle tuhat euroa. Lisäksi kevennyttyjä merkintöjä voi käyttää vähittäiskaupassa, tarjoilupalveluissa, henkilökuljetuksissa, pysäköintimittareissa yms. laitteissa.

Kevennetyt laskumerkintävaatimukset ovat:

1. Laskun antamispäivä;

2. Myyjän nimi (juridinen myyjä eli kaupparekisteriin merkitty nimi) ja Y-tunnus (alv-tunniste);

3. Myytyjen tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelun luonne;

4. Suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain (Arvonlisäverotonta hintaa ei siis tarvitse merkitä erikseen, jos veron peruste on merkitty).

Kauppalaskuissa päivitystarpeita

Puutteelliset laskumerkinnät sisältävästä laskusta ei saisi tehdä alv-vähennystä. Verohallituksen ohjeistus on tässä tinkimätön. Vähennykseen oikeuttavissa laskuissa tulee olla mainitut laskumerkinnät joko täydellisinä tai kevennettyinä.

Esimerkiksi kauppalaskussa ei yleensä näy myyjän Y-tunnusta, ja kuittiin merkitty myyjä voi olla eri kuin virallinen kaupparekisteriin merkitty myyjä.

Vuodenvaihteen jälkeen sekä myyjän että ostajan huolellisuusvelvoite kasvaa siis merkittävästi. Myyjiltä vaaditaan tiukentuneita laskumerkintävaatimuksia. Erityisesti kevennetyt laskumerkintävaatimukset esimerkiksi vähittäiskaupassa vaatinevat muutoksia nykyisiin kuitteihin.

Myös alv-vähennystä haluavan ostajan tulee olla huolellinen, kun maksaa laskuja. Ostajan pitää tarkistaa, että maksettavista laskuista löytyvät vaaditut merkinnät. Esimerkiksi virheellinen postinumero myyjän osoitteessa voisi aiheuttaa vähennysoikeuden menettämisen.

Muita alv-lain muutoksia on verottajan ohjeessa: www.vero.fi (ajankohtaista, 2.7.2003 laskua koskevat vaatimukset arvonlisäverotuksessa). Internet-osoitteesta löytyy myös verottajan laatima mallilasku, jonka avulla on helppo muokata oma laskulomake vastaamaan uusia vaatimuksia.

Niina Immonen

Koulutusta arvonlisäveron laskutusuudistuksesta järjestetään runsaasti, esimerkiksi:
www.helsinki.chamber.fi (koulutus, koulutuskalenteri); www.hkol.fi (koulutuspalvelut, taloushallinto); www.y-koulutus.fi (ajankohtainen koulutus); www.ajantieto.fi (taloushallinto)