Olipa kysymyksessä pieni tai iso yritys, niin taloushallinnon ihmiset kohtaavat samanlaisia pulmatilanteita vuodesta toiseen. Niihin löytyvät kuitenkin käytännössä koetellut ratkaisut.

Taloushallinto on laaja alue, joten seuraavassa käsitellään erikseen kirjanpitoa, rahoitusta, verotusta ja tietojärjestelmiä koskevat pulmatilanteita.

Kolmenkymmenen vuoden kokemuksen lisäksi olen perehtynyt taloushallinnon pulmatilanteisiin Lasmak-tietopalvelun keskustelusivuilla ja vetäessäni Pulmalliset kirjaukset -seminaareja puolitoista vuotta. Tästä aineistosta olen poiminut muutamia keskeisimpiä ongelmia osuuskuntien taloushallinnosta vastaavien ihmisten työn helpottamiseksi.

AKTIVOINNIT JA POISTOT
KIRJANPIDON KESTOONGELMAT

Kirjanpidon kesto-ongelma on, mitä kirjataan heti kuluksi ja mitä kirjataan taseeseen tulevina vuosina kuluksi kirjattavaksi. Vastaukset vaikuttavat ratkaisevasti siihen, miltä osuuskunnan kannattavuus näyttää.

Taseeseen kirjataan sellaiset menot, jotka on tarkoitettu tuottamaan tuloa jatkuvasti useana tilikautena (KPL 4:3). Nämä menot kirjataan kuluksi vaikutusaikanaan etukäteen laaditun poistosuunnitelman mukaan (KPL 5:5). Pysyviin vastaaviin kirjataan esimerkiksi rakennukset, ajoneuvot, koneet ja kalusteet. Jokaisella niillä on oma vaikutusaikansa, jonka perusteella niille pitäisi laatia poistosuunnitelma.

Aktivoitavat menot ovat selviä, selviä, jos ne koskevat aineellista omaisuutta. Sen sijaan aineeton omaisuus ja muut pitkävaikutteiset menot ovat jo paljon vaikeammin ymmärrettäviä. Vaikeutta lisää kirjanpitolakikin, sillä se sallii joko aktivoinnin tai heti kuluksi kirjaamisen.

Viime vuosina aineellisten investointien osuus on vähentynyt ja aineettomien lisääntynyt. Yleensä aineeton omaisuus tarkoittaa tuotekehitysmenoja. Ne saadaan aktivoida erityistä varovaisuutta noudattaen (KPL 5:8). Tässä ei siis pädekään perusperiaate, että taseeseen kirjataan sellaiset menot, jotka on tarkoitettu tuottamaan tuloa jatkuvasti useana tilikautena. Tuotekehitysmenot voidaan kirjata kuluksi, vaikka niiden luonnollisena tarkoituksena on tulevien vuosien tulojen lisääminen.

EU:n jäsenmaissa aktivointi- ja poistosäännökset perustuvat tilinpäätösdirektiiveihin. Suomessa lisämausteen tuo verolainsäädäntö.

Elinkeinoverolaissa on määrätty poistomenetelmät ja enimmäispoistot, jotka saattavat olla ristiriidassa suunnitelman mukaisten poistojen kanssa. Verotus- ja suunnitelmapoistojen erotusta on seurattava taseessa poistoerona. Tuloslaskelmaan liitetään poistoeron muutos. Selkokielelle käännettynä suomalaiset tuloslaskelmat osoittavat tilikauden tuloksen verotuspoistojen mukaisena eikä sillä ole mitään tekemistä suunnitelmallisuuden kanssa. Tilinpäätösdirektiivien tärkein periaate, oikean ja riittävän kuvan antaminen ei toteudu Suomessa. Suomalainen tilinpäätös antaa väärän kuvan toiminnan tuloksesta.

Kovan väännön jälkeen Kirjanpitolautakunta suostui hyväksymään verotuspoistot suunnitelmapoistoiksi pienyrityksissä, kun aikanaan vaadin muutosta sen poisto-ohjeeseen. Kustannuksia säästyy, jos käytetään vain yhtä menetelmää. Verotuksen ehdottomuuden vuoksi se on elinkeinoverolain enimmäispoistojen noudattaminen.

TIETOKONEIDEN JA
OHJELMIEN HANKINTA

Eräs esimerkki kirjanpidon kummallisuudesta on tietokoneiden ja ohjelmien aktivoinnit ja poistot. Kirjanpitolautakunnan ohjeen mukaankin ne voidaan kirjata melkein miten vain. Tietokoneet kestävät nykyisin hyvin lyhyen ajan, joten ne voidaan kirjata kuluksi hankintavuonna, mutta ei tästä aivan selvää varmuutta ole. Ohjelmat voidaan tulkita osaksi tietokonetta, jolloin ne voidaan kirjata koneisiin ja kalustoon. Ohjelmia ei osteta omaksi vaan niistä ostetaan käyttöoikeus, millä perusteella ne voidaan kirjata aineettomiin oikeuksiin. Tällaisesta viidakosta selviytymiseksi paras ohje on pyrkimys johdonmukaisuuteen. Kirjataanpa tietokoneet ja ohjelmat miten vain, tärkeätä on kirjata ne jatkuvasti samalla tavalla.

Poistojen avulla on tavoitteena laskea toiminnan kannattavuus oikein. Aktivointien ja poistojen sekavuus ja summittaisuus tekee kannattavuuslaskennasta epäluotettavaa. Kirjanpidossa tulisikin entistä enemmän kiinnittää huomiota toiseen talouden perusongelmaan, rahan riittävyyteen. Koska osuuskunnan päätarkoituksena ei ole voiton tuottaminen, kassavirtalaskenta sopii sille paremmin kuin nykymuotoinen tuloslaskenta, vaikka kannattavuuslaskentaakin tarvitaan.

RAHAN LOPPUMINEN
SUURIN HUOLI

Osuuskunta voi mennä vain yhdestä syystä konkurssiin. Loppu tulee, jos rahat eivät riitä maksuihin. Kassavirrasta huolehtiminen onkin osuuskunnan johdon tärkein asia.

Jokainen yritys ajautuu jossakin vaiheessa kassakriisiin, mutta tämän ei tarvitse johtaa

konkurssiin. Kriisistä selviytymistä helpottaa, jos se voidaan ennakoida ajoissa. Koska kannattavuuden heikkenemisen jälkeen myös kassa usein tyhjenee, joka kuukausi tehtävät tilinpäätökset antavat tärkeää ennakkotietoa. Tämän lisäksi osuuskunnan tulisi tehdä päivittäin kassasuunnittelua.

Kassasuunnittelussa kassatulot ja menot laitetaan samaan taulukkoon kuukauden, viikon tai päivän tarkkuudella riippuen rahatilanteen kireydestä. Kun tätä laskentaa tehdään jatkuvasti, kassatulojen ennustamiseen löytyy ajan mittaan riittävän tarkka menetelmä. Kassamenot ovat usein varsin selvästi tiedossa.

Kassasuunnitteluun on kehitetty tietokoneohjelmia, jotka ovat kytkennässä maksuliikenneohjelmiin. Varsin hyvin pärjää myös tavallisella Excel-taulukolla, jonka riveiksi laitetaan kassatulot ja -menot sekä sarakkeiksi aikajaksot (kk, vko tai pv). Lähitulevaisuuden tiedot ovat tarkempia ja etäisemmät tiedot epätarkempia. Ajan kuluessa tiedot tarkentuvat.

Muutaman kuukauden suunnittelutähtäin on hyvä, sillä se antaa mahdollisuuden esimerkiksi järjestää lainarahoitusta, jos kassavirta uhkaa tyrehtyä.

Rahojen loppumisen uhka on yleensä pahin siirryttäessä matalasuhdanteesta korkeasuhdanteeseen ja kesäaikaan. Suhdannevaiheiden taitteessa matalasuhdanteen huono tulokehitys on kuluttanut rahat vähiin ja korkeasuhdanne vaatii uuden henkilökunnan palkkaamista ja investointeja. Kesäajan kapeikon aiheuttavat lomapalkat, sillä niitä vastaava työ jää tekemättä, mikä merkitsee myös tulojen vähäisyyttä. 

Kassaongelmat eivät johdu pelkästään osuuskunnasta itsestään vaan myös sellaisista asiakasyrityksistä, jotka eivät ole huolehtineet kassavirrastaan. Kun yksi yritys hoitaa raha-asiansa huonosti, tämä heijastuu kaikkiin sen toimittajiin, jotka edelleen aiheuttavat ongelmia omille kumppaneilleen.

Ensi kesään kannattaa siis varautua aloittamalla kassasuunnittelu viimeistään tammikuun alusta.

VERKKOLASKUTUKSESTA
TIETÄMÄTTÖMYYTTÄ

Kassasuunnittelua helpottaa, jos lähtevät ja tulevat laskut hoidetaan sähköisesti. Silloin niiden tiedot voidaan siirtää automaattisesti kassasuunnittelutaulukolle. Samalla laskutiedot menevät automaattisesti myös kirjapitoon. Tiliotteet ovat jo vuosia olleet sähköisessä muodossa.

Verkkolaskutuksessa on kaksi ongelmaa: suurten yritysten ongelma ja pienten yritysten ongelma. Nämä ovat saman asian kaksi puolta.

Suuret yritykset ovat hankkineet ostolaskujen käsittelyjärjestelmiä, joilla ne voivat automatisoida hyväksymismenettelyn ja arkistoinnin. Ostolaskujen sähköisestä käsittelystä on saatavissa laskutusketjun suurimmat kustannussäästöt. Ongelmana on se, etteivät muut halua lähettää verkkolaskuja. Tällöin paperilaskut joudutaan muuttamaan sähköiseen muotoon työlään skannausmenetelmän avulla.

Pienet yritykset ovat usein juuri niitä, jotka lähettävät paperilaskuja. Niiden laskut tulevat suurille kaikkein kalleimmaksi, koska ne ovat summaltaan pieniä. Pienten yritysten ongelmana on halvan ja helppokäyttöisen verkkolaskutusmenettelyn löytäminen. Verkkolaskutukseen siirryttäessä on päähuomio kiinnitetty suuryritysten ongelmiin. Pienyritysten asiaa ei ole riittävästi pohdittu. Nyt siihenkin on jo löytymässä päteviä ratkaisuja.

Jos pieni osuuskunta käyttää tiilitoimiston palveluita, se voi ostaa sähköisten ostolaskujen käsittelyn ja verkkolaskujen lähettämisen tilitoimistoltaan. Valitettavasti kaikki tilitoimistot eivät tähän vielä pysty, mutta silloin kannattaa kysyä toiselta tilitoimistolta. Palvelu ei ole kallista, sillä verkkolaskut kirjautuvat lähes automaattisesti kirjanpitoon, mikä vähentää kirjanpidon kustannuksia.

Jos pieni osuuskunta hoitaa taloushallintonsa itse, se voi käyttää eräiden pankkien ja verkkolaskuoperaattoreiden tarjoamia verkkolaskupalveluita. Niiden veloitukset ovat joko kuukausi- tai tapahtumakohtaisia ja tasoltaan jo kohtuullisia.

PIKKUASIOISTA PALJON
HARMIA VEROTUKSESSA

Vero-ongelmista puhutaan eniten, vaikka ne ovat rahamäärältään pieniä. Harmillista on se, että kaikkein pienimmät ongelmat tuntuvat olevan visaisimpia. Tällaisia ovat esimerkiksi arvonlisäverotus sekä edustus- ja matkakulujen vähentäminen.

Arvonlisäverotuksessa tärkeää on tietää, mitä verokantaa kulloinkin käytetään. Yleinen verokanta Suomessa on 22 %. Sitä käytetään, ellei toiminta ole verotonta tai myyntiin sovelleta jotakin alennettua verokantaa. Alennetut verokannat ovat 17 % ja 8 %. Elintarvikkeissa ja rehuissa käytetään 17 %:n kantaa. Mm. henkilökuljetuksissa, majoituspalveluissa, kulttuuripalveluissa ja kirjoissa käytetään 8 %:n verokantaa. Verotonta toimintaa ovat esimerkiksi terveys- ja sosiaalihuolto, julkiset esiintymiset sekä tekijänoikeudet.

Arvonlisäverotuksen toinen ongelma-alue on vähennysten tekeminen. Suomessa on kokonaan vähennyskelvottomia eriä, kuten esimerkiksi edustuskulut. Niiden kohdalla elinkeinoverotuksessa on 50 %:n vähennysoikeus. Yleensä edustuskuluihin kirjataan liian paljon menoja ja tämä merkitsee turhien verojen maksamista. Edustuskulut kohdistuvat ulkopuolisiin henkilöihin ja ne aiheutuvat vieraanvaraisuudesta. Niiden avulla pyritään hankkimaan uusia asiakkaita tai säilyttämään vanhoja asiakassuhteita. Pääsääntöisesti kaikki muut menot ovat kokous- ja koulutusmenoja tai vastaavia, jotka saadaan kokonaan vähentää sekä arvonlisä- että elinkeinoverotuksessa.

Matkakulujen vähentäminen on pienten ongelmien vyyhti. Verohallitus on helpottanut asiaa vuosittain uusittavalla päätöksellä matkakustannusten korvauksista. Siinä kerrotaan päivärahat, kilometrikorvaukset ja muut verottomat työmatkoista aiheutuvat kulut. Päätös kannattaa kerran lukea kunnolla, sillä usein jäävät käyttämättä mm. ateriakorvaukset ja autossa kuljetettavien tavaroiden lisäkorvaukset.

Tämäkin aiheuttaa turhaa verojen maksamista. Taloushallinnon ammattilaisten työstä tulee mielekästä ja hyödyllistä, jos rutiiniasiat hoidetaan sähköisesti ja mahdollisimman automaattisesti. Asiantuntemus nousee arvoonsa, kun alan ammattilaiset keskittyvät rahan riittävyydestä ja kannattavuudesta huolehtimiseen. Veroasiat hoituvat siinä sivussa varsin mallikkaasti.

LASSI MÄKINEN
Lasmak