Kaikilla organisaatioilla on joskus kassakriisi. Usein tämä putkahtaa esiin kesällä, jolloin maksetaan lomapalkkoja ja –rahoja, mutta tulot ovat muita vuodenaikoja pienemmät.

Maksuvaikeudet heijastuvat tavaroiden ja palveluiden toimittajiin. Jos kassakriisi tulee yllätyksenä, siihen voidaan reagoida vain jättämällä laskuja maksamatta. Palkat, lainojen lyhennykset, korot ja verot on maksettava eräpäivinä. Ostolaskuissa voidaan helpommin joustaa. Niissäkin on pidettävä huoli elintärkeiden toimintojen toimivuudesta. Esimerkiksi puhelin- ja sähkölaskuja ei voida myöhästyttää kovin pitkään.

Kassavirran 
ennakointi kannattaa

Kassakriisi on aina vakava asia. Jos rahat loppuvat, toimintakin loppuu. Kassavirta on pidettävä jatkuvasti juoksevana. Kuka tahansa velkojista voi hakea yrityksen konkurssiin. Järjestön jäsenmaksuvirta tyrehtyy, mikäli se ei pysty tuottamaan lupaamiaan palveluja. Julkishallinnon organisaatioissakin kassavirta on tulosta tärkeämpi asia. Kassavirtalaskenta sopii kaikille organisaatioille – pienille ja suurille, voittoa tuottaville ja aatteellisille tai hallinnollisille sekä suomalaisille ja ulkomaisille. Koska osuuskunta ei aina pyri tuottamaan voittoa, sen pitäisi tehdä tuloslaskennan sijaan kassavirtalaskentaa.

Kirjanpito ja koko laskentatoimi on valjastettu tuloksen laskentaan. IAS/IFRS-tilinpäätöskäytännön myötä painopistettä yritetään siirtää omaisuuden laskentaan. Kassavirtalaskentaa on aina väheksytty. Kassavirtalaskelmia laaditaan tuloslaskelman ja taseen pohjalta, vaikka työ pitäisi tehdä juuri päinvastaisessa järjestyksessä. 

Nykyhetkessä 
paljon tulevaisuustietoa

Kassavirtalaskenta tuottaa tulevaisuustietoa, sillä kassavirta on yrityksen elämänlanka historiasta nykyhetken kautta tulevaisuuteen. Johto tekee vain tulevaisuutta koskevia päätöksiä, koska menneisyyteen ei enää voida vaikuttaa. Nykyhetkessä on enemmän tulevaisuustietoa kuin uskoisikaan.

Perinteisesti kirjanpitoon kirjataan vain tiliotteet ja laskut. Tiliotteet kertovat menneisyyden kassavirrat tarkasti. Laskuista saadaan parin lähiviikon kassavirtatiedot. 

Tilauksia, tarjouksia, sopimuksia, suunnitelmia, asiakaskontakteja yms. tulevaisuustiedon tositteita ei hyväksytä kirjanpitoon. Niitä ei pidetä riittävinä tositteina. Silti juuri ne sisältävät kaikkein tärkeintä tietoa tulevaisuuden kassavirroista.
Tilaukset ja sopimukset ovat sitovia, joten niiden toteutuminen kassavirtana on melko varmaa. Sen sijaan kaikki tarjoukset eivät toteudu. Suunnitelmia saatetaan hyllyttää. Asiakaskontakteista vain pieni osa tuottaa tulosta. Yritys voi oppia tuntemaan sen logiikan ja todennäköisyyden, minkä mukaan yksittäinen tarjous, suunnitelma tai asiakaskontakti toteutuu kassavirtana. Tämän perusteella laadittavalla suodattimella tulevaisuustiedosta saadaan riittävän tarkkaa.

Tulevaisuustieto on epävarmaa ja epätarkkaa. Paraskaan tilastomenetelmä tai arviointi ei voi kokonaan poistaa epätarkkuutta. Silti arvokasta tulevaisuustietoa ei pidä hylätä sen heikkouksien vuoksi. 

Johto toivoo oikeaa tietoa, vaikka hieman väärin laskettuna. Kirjanpito tuottaa väärää tietoa mutta tarkasti oikein laskettuna. Tämä ristiriita on johtanut kirjanpidon väheksymiseen. Kirjanpito on tekniikkana kuitenkin nerokas. Tulevaisuuskirjanpidossa noudatetaan kahdenkertaisen kirjanpidon matematiikkaa ja reaalisuusperiaatetta sekä seurataan kassavirran punaista lankaa. Johdon tärkein tehtävä on huolehtia kassavirrasta eli rahan riittävyydestä. 

Kassavirta-ajattelusta on tulossa johtamisen uusi suuntaus. Kassavirtalaskenta on laskentatoimen lähivuosien trendi. Laskentatoimen on pystyttävä auttamaan johtoa kassavirran suunnittelussa. 

Perintäkirjeitä ei pidä 
heittää roskakoriin

Kassasuunnittelu toteutetaan tehokkaimmin, kun tilaukset, tarjoukset, sopimukset, suunnitelmat, asiakaskontaktit yms. rekisteröidään kirjanpitoon samalla tavalla kuin tiliotteet ja laskut. Kassavirtalaskelmasta tulee joka päivä elävä suunnitelma, joka etenee menneisyydestä nykyhetken kautta tulevaisuuteen kassavirran punaista lankaa seuraten. Se auttaa hahmottamaan kassavajeet ja tehottomat rahavarannot. Lisäksi se tuottaa sivutuotteena tarkinta mahdollista tulosennustetta. Perinteisestä budjetoinnista voidaan luopua.

Kesän kassavirtaongelmat paljastuvat jo viikkoja etukäteen, mikäli yrityksellä on tehokas tulevaisuuskirjanpito. Vajeen hoitamiseksi yritys voi hankkia tarvittavan rahoituksen. Mikäli tämä ei ole mahdollista, se voi varautua perintäkirjeiden saapumiseen.

Perintäkirjeet voidaan välttää kokonaan, jos velkojiin otetaan etukäteen yhteyttä ja kerrotaan näkyvissä olevasta kassavajauksesta. Yllättävän moni velkoja on halukas antamaan lisää maksuaikaa ja jättämään jopa viivästyskorot perimättä. Velkojaa kiinnostaa lähinnä vain se, milloin maksu saapuu. Hyvin tehdyn tulevaisuuskirjanpidon avulla velkojalle voidaan antaa tarkka maksupäivä, mutta siitä on myös pidettävä kiinni, ettei luottamusta menetetä. Tämän vuoksi liian optimistinen kassasuunnittelu voi olla vaarallista.
Monesti yritykset heittävät perintäkirjeet roskakoriin. Kesäaikana niitä ei ehkä ole kukaan edes lukemassa, joten ne jäävät kasvavan postipinon väliin. Perintäkirjeitä ei kannata väheksyä, silla tämä johtaa paitsi ankariin perintätoimiin myös yhteistyösuhteiden tulehtumiseen. Kassasuunnittelun puuttuminen tulee kalliiksi.

Tulevaisuuskirjanpitoon kytketty kassasuunnittelu tuottaa selvästi osoitettavia hyötyjä, mitä ei perinteisen kirjanpidon tuloslaskennasta ja siihen liittyvästä budjetoinnista aina voida sanoa.

Lassi Mäkinen
lassi.makinen@lasmak.com