Meillä on käytettävissämme paljon tulevaisuustietoa, vaikka sitä ei ole perinteisesti kelpuutettu kirjanpitoon. Kirjanpito on äärimmäisen varovaisuushakuista, joten epävarmat ja epätarkat tulevaisuustiedot on suurimmaksi osaksi jätetty sen ulkopuolelle.

Päätökset tehdään kuitenkin aina nykyhetkessä. Niillä ei voida vaikuttaa historiaan. Historiaa koskevat päätökset on tehty menneisyydessä ja ne on jo toteutettu eikä niitä voida muuttaa jälkikäteen. Vain historiaa koskevaa mielikuvaa voidaan muuttaa, mutta tosiasiat pysyvät tosiasioina.
Päätöksellä vaikutetaan tulevaisuuteen. Päätöksentekohetkellä ei voi olla riittävästi tietoa. Päätökset tehdään aina epätäydellisten tietojen perusteella. Tiedot ovat epävarmoja ja epätarkkoja.

Kultajyvät
erilleen hiekkajyvistä

Jos päätöksessä tarvittavat tiedot olisivat täydelliset, meidän ei tarvitsisi valita tietä vaan tie valitsisi meidät. Päätöksenteon kiehtovuus on tiedon epäluotettavuudessa. Kuitenkin päätöksentekijä pyrkii mahdollisimman suureen tietojen tarkkuuteen. Jokainen tarkka tulevaisuustieto on kultajyvä.
Tulevaisuudesta on tietoa, mutta yleensä sitä on liian paljon. Kultajyvien löytäminen on ongelma. Jos tietäisimme, mitkä asiakaskontaktit ja tarjoukset johtavat tilaukseen ja kassavirtaan, yrityksen johtaminen olisi helppoa. Vaikka meillä ei ole täydellisiä tietoja, meillä on keinoja huuhtoa näitä kultajyviä erilleen hiekkajyvistä.
Kullanhuuhdonta tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensin käytetään ränniä ja sitten vaskoolia. Ränni on muutaman metrin mittainen kouru, jonka pohjassa on poikkipuita. Rännin läpi juoksutetaan vettä ja siihen lapioidaan raakamaata. Vesi työntää hiekan eteenpäin, jolloin painavimmat osaset valuvat pohjalle ja jäävät kiinni poikkipuihin. Kun ränniin on tarttunut riittävästi painavaa ainesta, otetaan vaskooli käyttöön. Poikkipuihin tarttunutta maata laitetaan vaskooliin ja sen päälle vettä. Heiluttelu saa painavimmat osaset valumaan pohjalle, jolloin kevyet aineet heitetään pois. Tätä jatketaan, kunnes pohjalla on vain kultahippuja.
Samalla tavalla tietoakin voidaan huuhtoa. Arvokkain tieto jää pohjalle viimeisessä vaiheessa, koska se on painavaa asiaa. Tarvitaan vain ränni ja vaskooli. Kirjanpidosta voidaan tehdä kullanhuuhdontaväline, mutta sitä on hieman muutettava. Tositekäsite on määriteltävä uudelleen ja raportointi rakennettava uuteen uskoon.

Tositekäsite
muutettava

Perinteisessä kirjanpidossa kirjataan ostolaskuja, myyntilaskuja, tiliotteita ja muistiotositteita. Osto- ja myyntilaskuista todetaan suoritteiden luovutukset ja hinnat. Tiliotteista todetaan, että nämä hinnat ovat tulleet yrityksen kassaan. Muistiotositteilla rekisteröidään tuloslaskennan edellyttämä tulkinnat ja arvioinnit.
Tulevaisuuskirjanpito edellyttää tositekäsitteen laajentamista. Suorite- ja ohjausprosessia on edettävä taaksepäin sitä enemmän, mitä pitemmälle tulevaisuuteen haluamme nähdä. Laskua edeltää sopimus tai tilaus. Sopimus muodostuu myyjän tekemästä tarjouksesta ja ostajan tilauksesta. Tarjouksistakin saataisiin tulevaisuustietoa, jos vain tiedettäisiin, mitkä tarjoukset toteutuvat – samoin sopimusneuvotteluista. Myös asiakaskontakteista osa muuttuu aikanaan kassavirraksi. Tavoitteet ja suunnitelmat on tehtävä kassavirtakäsittein.
Maksutapahtuma on yhteistä kaikelle sille toiminnalle, jota yritys tekee. Jos prosessi etenee myönteisesti loppuun asti, viimeisenä se näkyy joko saapuvana tai lähtevänä maksuna tiliotteella. Tulevaisuuskirjanpito on siis kassavirtakirjanpitoa. Se näyttää kassavirran kehityksen, mutta lisäksi siitä voidaan laskea perinteiset lainsäädännön edellyttämät tilinpäätökset, vaikka niissä ei ole olennaista tulevaisuustietoa.
Tulevaisuuskirjanpito edellyttää, että tositteiksi hyväksytään laskujen ja tiliotteiden lisäksi myös tilaukset, tarjoukset, sopimukset, tiedot sopimusneuvotteluista, raportit asiakaskontakteista, tavoitemäärittelyt ja suunnitelmat. Ne kirjataan kirjanpitoon perinteistä kahdenkertaisen kirjanpidon matematiikkaa noudattaen sekä pitäen kiinni reaalisuusperiaatteesta. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, ettei kassassa voi olla negatiivista rahaa.
Kirjanpidon tietojärjestelmä on rakennettava uudella tavalla, vaikka perinteisetkin kirjanpitojärjestelmät soveltuvat tulevaisuuskirjanpitoon. Kirjanpitotyö kuitenkin helpottuu, jos jokaisesta tositteesta ei tehdä uusia kirjanpitotapahtumia vaan sama tapahtuma muuttaa olomuotoaan. Esimerkiksi tarjous muuttuu ensin tilaukseksi, sitten toimitukseksi (lasku) ja lopulta maksuksi (tiliote).

Raportointi
uusiksi

Kirjanpidon raportointi kannattaa muuttaa, sillä kannattavuuslaskentaa toteuttavat tuloslaskelmat sekä omaisuuslaskentaa toteuttavat taseet johtavat harhaan. Tulevaisuuskirjanpitoa tuotetaan kassavirtalaskentana. Kassavirtaraportti on ymmärrettävämpi kuin tulosraportti tai taseraportti. Ihmisten on helppo mieltää kassassa oleva rahamäärä ja sen muuttuminen.
Kun kaikki toiminta ja johtaminen mitataan kassavirtakäsittein, ihmiset puhuvat samaa kieltä. Se ei ole vain suomalaista käytäntöä vaan kassavirtalaskenta on laskentatoimen esperanto. Kaikissa maissa asia ymmärretään suunnilleen samalla tavalla. Tulosajattelu on jossakin määrin harhaannuttanut ihmisten kassavirtakäsitystä, mutta se on helpointa ankkuroida pankkitilien ja käteiskassojen summaan, jolloin ei synny sekaannusta.
Kassavirtalaskelmaa ei esitetä samalla tavalla kuin tuloslaskelma: yhdeltä jaksolta. Kassavirtalaskelman tulee käsittää aina useita laskentajaksoja sekä historiasta että tulevaisuudesta. Tällöin raportointiin sisältyy aikaulottuvuus, jolla on iso merkitys johtamisen kannalta. Ajankohtaisiin ongelmiin on reagoitava heti ja myöhemmin toteutuvia uhkia voidaan seurata pitempään.