Ristiriitoja ja ongelmatilanteita voidaan ennalta ehkäistä määrittämällä yhteisesti noudatettavat pelisäännöt. Niillä on myös suuri merkitys tehokkuuden kannalta - energia osataan kohdistaa oikeisiin asioihin ja oikealla tavalla, eikä toiminta mene puuhasteluksi.
Jokainen verkko on yksilö, joten kaikille yhteisiä pelisääntöjä on turha edes koettaa hakea. Tiettyjä periaatteita voidaan yleisesti noudattaa, mutta konkreettiset sisällöt pelisäännöille tehdään aina verkkokohtaisesti.

Tässä kirjoituksessa tuodaan yleisten periaatteiden lisäksi esille kattava valikoima erilaisia yleisimmin käytettäviä pelisääntöjä. Syvälle ei voi lyhyessä jutussa mennä, vaan on tyydyttävä luettelomaiseen esitykseen.
Pelisääntövalikoimaa ei ole tarkoitettu orjallisesti noudatettavaksi, vaan antamaan kuvaa kokonaisuudesta, josta kukin valitsee tärkeimmät itselleen. Itse käsite "pelisääntöhän" voidaan tulkita laajemmin tai suppeammin - suppea tulkinta tarkoittaa esim. pelkkiä sopimuksia, jotka tässä nähdään osana pelisääntökirjoa.
Usein asia nähdään liian suppeasti. Pitäisin tärkeänä, että pelisääntöjen määrittämisessä ei tyydyttäisi vain sopimuksiin, vaan rakennettaisiin kattavampi valikoima pelisääntöjä.

Pelisääntöjen rakentamisen periaatteita

Mitä yksinkertaisimmilla pelisäännöillä pärjätään, sen parempi. Koska verkko muodostuu yksittäisistä yrityksistä , joilla jokaisella on myös oman toiminnan vaativat "pelit ja pensselit", ei ole järkevää rasittaa heitä monimutkaisilla yhteistä toimintaa koskevilla osviitoilla.
Asiat on pantava paperille. Suullisillakin sopimuksilla voidaan kuvitella pärjättävän, mutta arkikokemus on osoittanut, että tänä päivänä "Lännen Miesten Kättä Päälle" - toimintamalli jättää auttamatta liikaa tulkintoja ja pahan päivän tullessa riita on valmis. Nykyajan liike-elämään kuuluu tietty ammattimainen tapa myös näissä asioissa - yksi peruskivi on kirjallinen dokumentointi. Se, että kumppani edellyttää toiselta nimeä paperiin, ei millään muotoa ole epäluottamuslause, vaan aivan normaalia käyttäytymistä.
Sellainen käsite kuin "verkostojuridiikka" (vrt. osuustoimintalaki, oy-lainsäädäntö ) on vasta muotoutumassa ja käytänteet eivät ole vielä selkeitä. Kuitenkin sopimusten osalta on paljonkin kokemusta muista yhteyksistä, joten sovelluspohjia on käytettävissä (ohessa eräs yhteistyökumppanisopimusmalli). Yleensä kannattaa sopimukset ennen allekirjoituksia kaiken varalta luetuttaa henkilöllä, jolla on lainopillista taustaa.
Resursseja koskevat asiat korostuvat. Erityistä huomiota kannattaa panna siihen, kuinka yhteisesti määritetään rahallisiin panostuksiin ja tulojen jakoon sekä henkisten resurssien hankkimiseen ja hyödyntämiseen liittyvät kysymykset. Viime mainittu tarkoittaa esim. uusien jäsenten rekrytointia ja kunkin osaamisten ja verkolle annettavan lisäarvon määrittämistä.
Sitoutuminen varmistuu yhdessä tekemällä. Vasta silloin pelisäännöt ovat toiminnassa, kun jokainen niitä jatkuvasti mielellään noudattaa. Perusedellytys noudattamiselle on , että jokainen ymmärtää säännöt yksiselitteisesti ja samalla tavoin. Kun on itse ollut määrittäjänä, ei voi sanoa "en minä, mutta ne pojat…"

Listaa itse pelisäännöistä

Verkon tulee olla varsin pitkälle kehittynyt ja toiminut useamman vuoden, jotta sillä olisi mahdollisuus ja valmiudet soveltaa kaikkia alla lueteltuja pelisääntöjä. Alkavat verkostot lähtevät liikkeelle yleensä harvemmilla pelisäännöillä. Seuraavassa pelinsääntöluettelo:

Verkon missio, visio ja liikeidea
- kokonaisuutta hahmottava ja ohjaava perusdokumentti
- yhteisen liiketoimintamahdollisuuden kuvaus
- osapuolten pääpiirteinen työnjako myös esille

Verkon arvot
- jos jäsenten arvot eroavat suuresti, on yhteistyö vaikeaa
- tulisi yhdessä määrittää 3-6 asiaa (arvoa, toiminnan perusohjetta), joita kaikki pitävät tärkeinä ja sitoutuvat niiden mukaan toimimaan

Verkon strategia tai LTS (päämäärät, tavoitteet, menestystekijät, mittarit, avaintoimenpiteet)
- verkon tulee omaksua jonkinlainen strategiaprosessi, jolla peruslinjat saadaan määritetyksi ja sovituksi toimeenpanosta
- oleellista on yhteisesti sopia mahdollisimman selvät mittarit, jolla toimintaa arvioidaan (esim. verkon jäsenten sitoutumista kuvaavat mittarit vaikkapa ajankäyttö yhteisiin kehittämis- ja koulutustilaisuuksiin)

Verkon osaamiskartta ja rekrytointiohje
- yhteisen liikeidean pohjalta tehty kunkin jäsenen osaamis (palvelu) alueen kuvaus ja vaatimusten määritys. Missä pitää olla erinomainen, jotta verkko on kilpailukykyinen
- jäsenten roolit ja ydinerikoistumisalue verkon kokonaistarjoomassa
- millaisia uusia kumppaneita tarvitaan ja miten heidät otetaan ja perehdytetään mukaan toimintaan (koeaika, suosittelut, jo mukana olevan jäsenen kanssa tehty yhteistyö, sisäiset palaverit jne.)

Toiminta- tai laatujärjestelmä
- miniminä asiakasvaatimusten/-odotusten määritys ja niihin vastaamisen keinojen kirjaus
- maksimina dokumentoitu ja sertifioitu toimintajärjestelmä (vrt. laatukäsikirjat ja vastaavat)
- välimuotona avainprosessien kuvaus sekä vastuut ja hallinnan menettelyt: strategiaprosessi, markkinointi ja myynti, tuote- ja palvelukehitys, verkon rakenteen sekä resurssien ja osaamisen kehittäminen ja ylläpito.

Johtamisperiaatteet ja -käytännöt
- johtoryhmän kokoonpano ja tehtävät
- verkon vetäjän nimeäminen (onko tarpeen olla toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja). Vetäjän toimikausi; esim. voi vaihtua muutaman vuoden välein.
- jaetun johtajuuden täsmentäminen; verkko ei toimi, ellei eri osa-alueilla ole kokonaisuuden vetäjän apuna johtajia/vastuuhenkilöitä, jotka vastaavat ko. alueesta. Helposti yhdelle kasaantuu liian suuri kuorma, joten tämän asian huomiointi on tärkeää. Liittyy edellä todettuihin avainprosesseihin.

Verkon muotoa ja perusrakennetta koskevat määrittelyt
- järjestäytymismuoto (osakeyhtiö, osuuskunta, rekisteröity yhdistys, löyhempi yhteenliittymä jne.)
- ko. muotoa vastaavat perusdokumentit kuten yhtiöjärjestys

Muut tarvittavat sopimukset, kuten
- osakassopimus, kumppanisopimus, yhteistyösopimus, projekteja ja hankkeita koskevat erillissopimukset
- kso. ohessa esimerkki

Sitoutumista, luottamusta ja yhteishenkeä vahvistavat
pelisäännöt ja menettelyt
- sisäisen tiedonkulun varmistus (palaverikäytäntö, sähköisen viestinnän ohjesääntö - esim. kuinka sähköpostia käytetään tehokkaan yhteydenpidon välineenä)
- yhdessä kehittymisen ja oppimisen käytännöt (yhteinen tietojärjestelmä, "tietokoti", joka kaikkien käytössä; määräaikaiset kehityspalaverit jne.)
- verkon omat rituaalit ja omannäköiset yhteistä kulttuuria luovat asiat (vuosittain palkittava "vuoden kumppani", "vuoden myyjä" tms., yhteiset pr- tilaisuudet ja kampanjat jne.)

Kannuste- ja palkitsemisperiaatteet

- mm. talkootyöstä suoritettavat korvaukset
- arvostuksen osoittaminen kumppaneille (kiitoskulttuuri, ”muskettisoturihenki”)

Suunnittelu- ja seurantajärjestelmä
- vuosisuunnitelma ja budjetti, tarvittavat osasuunnitelmat (henkilöstö, tietotekniikka/tiedon ja osaamisen siirto jne.)

VERKON MAHDOLLISEN PURKAUTUMISEN KÄSIKIRJOITUS

Seuraavan tapaisiin asioihin kannattaa ennalta miettiä sovitut pelisäännöt:
- miten kertynyt omaisuus ja tulot jaetaan
- miten immateriaaliset oikeudet (omistusoikeudet, käyttöoikeudet, patentit jne.) jaetaan
- jatketaanko ja missä muodossa toimintaa
- mitä voidaan myydä ja kenelle

Jäsenen irtautuminen
- positiivinen vaihtoehto ja erottamisvaihtoehto
- huom! - ennakkosignaalien havaitseminen

Verkostokonsultti Upi Heinonen,
ekonomi, Heinomark Oy:n toimitusjohtaja.

Kirjoittaja on verkottunut konsulttiyrittäjä, jonka leipälajina on verkostojen rakentaminen ja kehittäminen. Hän toimii mm. Verkostokonsultit pl Oy:ssä, jonka perustajajäsen ja - osakas hän on. Hän kuuluu myös Rope-Yhtiöihin sekä Consulting Partners Networkiin.