Praktiska åtgärder då andelslaget grundas

Välj först firma för andelslaget

I god tid innan andelslagets stiftelsehandlingar uppgörs, måste man välja firma för andelslaget. Firma betyder kort och gott andelslagets namn. Firman ska identifiera andelslaget och tydligt skilja sig från alla andra redan registrerade firmor. Då man funderar på namn åt andelslaget lönar det sig att kolla registret över registrerade firmor. Det sker lämpligast via YTJ (https://www.ytj.fi/svenska/) eller Virre (https://virre.prh.fi ).

Enligt firmalagen ska i ett andelslags firma förekomma ordet ”andelslag”, sammansättningsleden ”andels” eller förkortningen ”anl”. I ett andelslags finskspråkiga namn ska på motsvarande sätt finnas ordet ”osuuskunta”, sammansättningsleden ”osuus” eller förkortningen ”osk”.
Firman registreras som antingen finsk- eller svenskspråkig. Om andelslaget har för avsikt att använda sin firma på två eller flera språk, ska varje språkform nämnas i stadgarna.

Andelslaget kan utöva en del av sin verksamhet under bifirma. Bifirman kan tas i bruk genom styrelsens beslut. När en bifirma meddelas till handelsregistret, ska samtidigt den del av verksamhetsområdet meddelas, som bifirman utövar. För varje bifirma, som registreras i handelsregistret, betalas en separat behandlingsavgift.

Om man vill registrera en bi- eller parallellfirma för andelslaget, ska man minnas att meddela dessa på handelsregistrets anmälningsblankett, även om styrelsens beslut om till exempel tagande av bifirma finns separat bifogat.

Man kan inte i förväg vara säker på att en viss bifirma kan registreras. För att spara tid kan man vid inlämnandet av etableringsanmälan be om att olika namnalternativ undersöks. Man kan ge högst tre alternativ. Namnen undersöks endast om den ursprungliga firman inte kan registreras. Den är inte värt att trycka firman på blanketter, skyltar o.s.v. innan firman införts i handelsregistret.

Att grunda ett andelslag

Ett andelslag grundas genom ett skriftligt avtal mellan grundarna om andelslagsbildning. Avtalet om andelslagsbildning undertecknas av andelslagets grundare, som därmed även blir medlemmar i andelslaget. Efter lagändringen, som gäller från år 2014 räcker det med en grundare, mot tidigare tre. Medlemmarna kan vara naturliga eller juridiska personer (till exempel företag). En grundare kan också vara utlänning. Däremot kan en person, som icke är myndig eller som står i konkurs, inte vara grundare.

Ett blivande andelslag är skyldigt att lämna in en etableringsanmälan till handelsregistret . Råd för grundande av andelslag ges av Sällskapet Pellervo, nyföretagscentralerna och ProAgria runt om i landet. Dessutom kan du fråga om råd och erfarenheter av andra andelslag i området.
Telefonnumret till Handelsregistrets rådgivning är 029 509 5900.

AVTAL OM ANDELSLAGSBILDNINGEN

I avtalet om andelslagsbildningen uttrycker grundarna sin vilja att grunda andelslaget. Enligt lagen (AndL 2:2) bör avtalet innehålla minst följande:

1) datum för avtalet,
2) alla stiftande medlemmar och de andelar som var och en tecknar,
3) det belopp som ska betalas till andelslaget för varje andel (teckningspris),
4) när andelen ska betalas, och
5) andelslagets styrelseledamöter.

Andelslagets stadgar skall tas in i eller fogas till avtalet om andelslagsbildning. Räkenskapsperioden ska anges i avtalet eller stadgarna.

Andelslagets verkställande direktör, ledamöter i förvaltningsrådet, revisorer och verksamhetsgranskare ska nämnas i avtalet om andelslagsbildning, om andelslaget har ett sådant organ. Om också aktier emitteras, ska dessutom de uppgifter som avses i 1 mom. nämnas i fråga om aktierna och aktietecknarna. Ordföranden för styrelsen och ordföranden för förvaltningsrådet kan utses i avtalet om andelslagsbildning.

Man skall uppgöra avtalet om andelslagsbildningen i flera originalexemplar. Ett original skall ingå som bilaga till etableringsanmälan. Ett original skall ingå i andelslagets arkiv.

Etableringsanmälan till handelsregistret

Det blivande andelslaget måste lämna in etableringsanmälan inklusive det undertecknade och daterade avtalet om andelslagsbildning för registrering inom tre månader efter underskriften. Annars förfaller grundandet av andelslaget. Anmälan sker på blankett Y1 och samtliga blanketter får på nätet från adress https://www.prh.fi/sv/kaupparekisteri/muutyritysmuodot.html.

De ordinarie ledamöterna i andelslagets styrelse ansvarar för att etableringsanmälan lämnas in. Ifall den under tecknas av en som har fullmakt bör originalet av fullmakten också bifogas.

Blanketterna Y1 + Bilaga 2 och personuppgiftsblanketten inlämnas i original och med dessa bifogas:

avtalet om andelslagsbildningen i original
andelslagets stadgar
protokoll över valet av styrelsens ordförande (kan också ingå i avtalet om andelslagsbildningen)
kvitto eller kontoutdrag eller dylikt som bevis för att alla behandlingsavgifter är betalda.

Med etableringsanmälan bifogas också styrelsens (och verkställande direktörens, ifall andelslaget skall ha en sådan) försäkran om att man följt lagen om andelslag vid grundandet. Denna ges på bilaga 2, som fås från internetsidan ovan, eller på en separat bilaga.

Etableringsanmälan med bilagor kan sändas per post till Patent och registerstyrelsen eller så kan den lämnas in till dess kundservice, till magistraten, till ELY-centralen (på svenska även NTM-centralen) eller till skattemyndigheternas servicepunkter.

Gällande priser finner man på Patent- och registerstyrelsens sidor (http://www.prh.fi/sv/index.html).

Det lönar sig att arkivera kopior av alla handlingar på andelslaget.

Grundanmälan till skattemyndigheterna

Ett andelslag är ett bokförings- och skattepliktigt företag. Anmälan om att det börjar sin handelsverksamhet ska göras till skattemyndigheterna.

Ett andelslag gör anmälan på grundanmälningsblankett Y1. Samma anmälningsblankett används för anmälan till såväl Patent- och registerstyrelsens handelsregister som till skattemyndigheternas register. Skattemyndigheternas register som här avses är förskottsuppbördsregistret, arbetsgivarregistret och registret över mervärdesskattepliktiga. I samma sammanhang ska uppgifter om uppskattad omsättning och skattepliktig inkomst ges, som behövs för bestämning av skatteförskott.

För utbetalning av löner måste man anmäla sig som registrerad arbetsgivare, ifall lön kommer att betalas till minst två arbetstagare i ett års tid utan avbrott eller om man har minst sex personer, som utför snuttjobb för andelslaget.

I förskottsuppbördsregistret upptecknas bl.a. andelslag, som utövar näringsverksamhet. När en företagare (andelslaget) tillhör förskottsuppbördsregisteret finns detta registrerat på Patent- och registerstyrelsens samt Skatteförvaltningens gemensamma företagsdatasystem (https://www.ytj.fi/svenska/). Information fås också från skatteförvaltningens servicenummer 020 697 030.

Så snart etableringsanmälan anlänt till Patent- och registerstyrelsen, ELY-centralen, magistraten eller skattebyrån registreras företaget i samfundsregistret och får ett FO-nummer. Numret ska användas i skatteärenden. FO-numret ska också finnas på företagets brev och blanketter (bl.a. beställnings-, offert- och fakturablanketter).

Näringstillstånd

Vissa näringar kräver tillstånd av vederbörlig myndighet. I de här näringarna finns det i regel risker av något slag såsom säkerhets-, hälso- eller ekonomiska risker. Företag som arbetar i med de här näringarna behöver förutom registrering i handelsregistret ett tillstånd eller koncession att utöva sin verksamhet. Vanligen beviljas tillståndet av det regionförvaltningsverk, som ansvarar för den region där företagets har sin hemort. I vissa fall beviljas det dock av någon annan myndighet såsom Ely-centralen, polisen eller kommunen. Om andelslaget handskas med livsmedel i en lokal, ska man innan verksamheten börjar göra en skriftlig anmälan till den kommunala övervakningsmyndigheten i hälsoskyddsfrågor.

Kontakta regionförvaltningsverket på företagets hemort för noggrannare information:

Regionförvaltningsverken i Finland:

RFV i Södra Finland, telefonväxel: 0295 016 000
RFV i Östra Finland, telefonväxel: 0295 016 800
RFV i Syd-Västra Finland, telefonväxel: 0295 018 000
RFV i Västra och Inre Finland, telefonväxel: 0295 018 450
RFV i Norra Finland, telefonväxel: 0295 017 500
RFV i Lappland, telefonväxel: 0295 017 300
RFV i Lappland, telefonväxel: 0295 017 300