Kenelle tietoja jäsenluettelosta?

Lakiin perustuva velvollisuus

Osuuskunnan jäsenluettelon julkisuudesta on viime kuukausina tullut paljon vesiosuuskunnista kyselyitä. Tämä johtunee osittain siitä, että henkilötietojen keräämisestä ja niiden käsittelystä on paljon puhuttu julkisuudessa uuden tietosuoja-asetuksen voimaantulon yhteydessä. Hämmennystä on herättänyt etenkin se, että myös muilla kuin jäsenillä on oikeus tutustua jäsenluettelon tietoihin.

Osuuskunnalla on osuuskuntalakiin perustuva velvollisuus pitää osuuskunnan jäsenistä jäsenluetteloa. Osuuskuntalain 3 luvun 14 §:n mukaan luetteloon merkitään jäsenen nimi, osoite ja jäsenyyden alkamispäivä sekä hänen osuuksiensa lukumäärä. Jos osuuskunnalla on useita osuuslajeja, osuudet tulee merkitä osuuslajikohtaisesti ja jäsenluettelosta tulee ilmetä myös osuuslajien väliset erot. Jos osuuskunnan osuuksia voivat merkitä muutkin kuin jäsenet, myös osuuksien omistajista on merkittävä rekisteriin vastaavat tiedot kuin jäsenistä (jäsen- ja omistajaluettelo). Jäsenluetteloon on merkittävä myös tiedot esimerkiksi osuuksien panttauksista tai ulosmittauksista.

Myös entisistä jäsenistä on pidettävä luetteloa. Luettelo voidaan sisällyttää jäsenluetteloon tai sitä voidaan pitää erillisenä. Henkilö voidaan poistaa luettelosta sen jälkeen, kun osuudesta maksettu osuusmaksu on palautettu jäsenyyden päättymisen jälkeen.

Jäsenluettelon pitäminen on osuuskunnan hallituksen vastuulla. Jäsenluettelon pitämisen laiminlyönti on osuuskuntalaissa sanktioitu osuuskuntarikkomuksena.

Jäsenluettelon tiedot osittain julkisia

Jäsenluettelon julkisuutta laajennettiin nykyisessä osuuskuntalaissa. Muutosta perusteltiin sillä, että myös osakeyhtiöiden osakasluettelon tiedot ovat julkisia. Jäsenluettelon tiedoista osa on sellaisia, joihin kuka tahansa voi ilman selvitystä halutessaan tutustua. Kaikille julkista tietoa ovat vain jäsenen nimi sekä jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä.

Sen sijaan muiden tietojen, kuten esimerkiksi osuuksien lukumäärää, panttausta ja ulosottoa koskevien tietojen saaminen edellyttää aina perusteltua syytä. Hallituksen esityksen perusteluiden mukaan jäsenellä voi olla oikeus saada jäsenluettelosta muiden jäsenten osuuksia koskevia tietoja, jos tieto on tarpeen mm. varojen jakoa, uusien osuuksien antamista, osuuskunnan sulautumista tai osuuskunnan purkamista koskevan päätöksen arvioimista varten. Myös esimerkiksi jäsenen velkojalla on oikeus saada tietoja jäsenen osuuksista, jos se on tarpeen saatavien perimistä varten.

Jäsenluettelo ja tietosuoja

Jäsenluettelon sisältämien henkilötietojen käsittelyssä ja luovuttamisessa tulee noudattaa tietosuoja-asetuksen määräyksiä. Tietojen keräämiselle on asetuksen edellyttämä laillinen peruste, koska rekisterin pitäminen on osuuskuntien lakisääteinen velvoite. Tietojen keräämisestä ja luovuttamisesta voi laittaa maininnan esimerkiksi jäsenhakemukseen. Jos jäsenluettelon tietoja käytetään muuhun tarkoitukseen kuin jäsensuhteeseen liittyvien asioiden hoitoon, kuten esimerkiksi markkinointiin, tästä tulee informoida jäsentä erikseen.

Jäsenluettelon tiedot on säilytettävä siihen saakka, kunnes entiselle jäsenelle on palautettu hänen maksamansa osuusmaksu. Osuuskunta voi vapaasti päättää, kuinka pitkään tämän jälkeen jäsenluettelon tiedot säilytetään. Siitä on kuitenkin informoitava jäseniä ja tiedot on poistettava, mikäli sitä vaaditaan.

Koska vain osa osuuskuntalain edellyttämistä jäsenluettelon tiedoista on kaikille julkista, osuuskuntien on hyvä varmistaa se, että jäsenluettelosta saadaan helposti esimerkiksi tulostettua sellainen versio, jossa näkyy vain ne tiedot, jotka kysyjälle täytyy esittää. Jäsenluettelon esittämistä koskeva pyyntö perusteluineen on syytä aina pyytää kirjallisena. Jos pyynnön esittäjä haluaa tutustua muuhun kuin kaikille julkisiin jäsentietoihin, pyyntö on myös perusteltava.

Mikäli jäsenrekisteristä luovutetaan tietoja ja etenkin, jos rekisteritietojen pyytäjä haluaa kopion esimerkiksi koko jäsenrekisterin julkisesta osasta, kannattaa siihen laittaa seuraavanlainen varauma:

”Näiden jäsenluettelon sisältämien tietojen käsittelylle ja käyttämiselle tulee olla tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen peruste. Myös näiden tietojen säilyttäminen joko tiedostona tai paperilla on Tietosuoja-asetuksen mukaista tietojen käsittelyä, johon täytyy löytyä 6 artiklan mukainen peruste. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Lisäksi henkilötietojen väärinkäyttö voi rikoslain 38 luvun 9 § perusteella johtaa rikosoikeudelliseen vastuuseen.”

Anne Kontkanen
lakiasianjohtaja
Osuustoimintakeskus Pellervo ry

Artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran 17.6.2021. Tämä on 9.1.2023 päivitetty versio.