Tämä kirjoitus on osa moniosaista blogisarjaa, jossa käsittelen osuuskunnan hallintoa. Sarja perustuu meneillään olevaan väitöskirjatyöhöni ja runsaan 10 vuoden kokemukseen osuuskuntien hallinnon kouluttajana. Kyse on vapaamuotoisesta blogitekstistä, ei tieteellisestä kirjoituksesta. Otan esille näkökulmia, mutta pohdintani ei ole tyhjentävää eikä voikaan olla. Toiveeni on, että blogisarja herättää keskustelua täällä mediassa sekä organisaatioiden sisällä. Edellisessä osassa käsittelin aihetta Hallituksen ominaispiirteet.
Hallituksen prosessit
Edellisessä kirjoituksessani totesin, että hallituksen ominaispiirteet vaikuttavat sen suorituskykyyn, mutta siihen vaikuttavat muutkin tekijät. Näistä tärkein ovat hallituksen prosessit. Arkikielellä sanoen kyse on siitä, mitä hallitus tosiasiassa tekee ja miten se työskentelee. Hyvätkään yksilöt eivät takaa hyvää hallitustyötä, jos prosessit eivät toimi.
Hallituksen tärkein prosessi on päätöksenteko. Päätöksenteon osapuolia ovat puheenjohtaja, muut hallituksen jäsenet ja toimitusjohtaja. Hallitus tekee päätöksiä kollektiivina, yhteisesti. Hyvä hallitus käy kriittistä keskustelua. Se kyseenalaistaa päätöksenteon pohjana olevia olettamuksia. Mitä isompi ja kauaskantoisempi päätös on kyseessä, sitä kriittisempää keskustelua tulee käydä: rakentavien konfliktien kautta syntyy uutta.
Osuuskunnissa erityisen tärkeä prosessi on hallituksen ja toimitusjohtajan yhteistyö. Osuuskunnat korostavat osakeyhtiötä enemmän hallituksen ja toimitusjohtajan toimivaa yhteistyötä. Toisin kuin monissa pörssiyrityksissä, osuuskuntien hallitukset eivät koe olevansa vain johdon valvojia. Yhteistyö korostuu siinäkin, että monissa osuuskunnissa toimitusjohtaja on hallituksen jäsen. Suunta suomalaisissa osuuskunnissa tosin on poispäin toimitusjohtajan hallitusjäsenyydestä.
Osuuskuntien erityispiirre on jäsenomisteisuus, joka poikkeaa muista yritysmuodoista. Kun lisäksi jäsenet ovat muissakin rooleissa (asiakas, raaka-aineen toimittaja, työntekijä), on jäsenistön ja osuuskunnan sidos erityislaatuinen. Osuuskunnan hallituksen keskeinen prosessi on huolehtia jäsensuhteista. Se tarkoittaa mm. viestintää jäseneduista, yhteisöllisyyden tukemista tai aktivointia mukaan päätöksentekoon. Jotkut osuuskunnat järjestävät edustajiston vaalien alla roadshow-tyyppisiä tapahtumia, joissa kerrotaan mahdollisuudesta osallistua osuuskunnan hallintotyöskentelyyn. Hallitus voi delegoida näitä asioita toimihenkilöille, mutta osuuskunnan uskottavuus kasvaa, kun hallituksen jäsenet laittavat itsensä likoon jäsenistön edessä – aivan konkreettisestikin.
Osuuskunnissa sidosryhmät ovat tärkeitä, esimerkiksi paikallisyhteisöt ja järjestöt. Osuuskunnan hallituksen tärkeä prosessi on tiedonvaihto sidosryhmien kanssa. Vastuujako sidosryhmäyhteistyöstä hallituksen ja toimitusjohtajan välillä vaihtelee osuuskuntakohtaisesti, joskus puheenjohtaja ottaa vastuun, joskus toimitusjohtaja. Sidosryhmävastuita voidaan myös jakaa hallituksen jäsenten kesken.
Amerikkalaisissa osuuskunnissa tehtiin mielenkiintoinen havainto osuuskunnan toimitusjohtajan toimikauden vaikutuksista. Kun toimitusjohtajan kausi pitenee, hallitusten kokousmäärät laskevat, hallituksen jäsenet kouluttautuvat vähemmän ja hallituksen johtoa valvova rooli heikkenee! Tulosta ei pidä liikaa yleistää, mutta tosiasia on, että kokenut toimitusjohtaja on ylivertainen hallitukseen nähden. Voi käydä, että hallituksen kynnys kyseenalaistaa kokeneen toimitusjohtajan aloitteita heikkenee samalla kun liikaakin luotetaan hänen toimivan aina parhaalla mahdollisella tavalla. Tässä on osuuskunnilla ja muillakin yrityksillä skarppaamisen paikka: hallituksen on uusiuduttava, kehityttävä, oltava vahva ja kannettava aina vastuunsa.
Joskus käy niin, että joku tai jotkut hallituksen jäsenistä eivät aktiivisesti osallistu hallituksessa käytävään keskusteluun. Siihen voi olla monia syitä, kuten
- Henkilö on luonteeltaan vetäytyvä
- Henkilön osaaminen ei riitä ottamaan kantaa käsiteltävään asiaan
- Puheenjohtaja tai joku muu hallituksen jäsen dominoi keskustelua
- Henkilö kokee ristiriitaa mielessään esimerkiksi siksi, että hän on hallituksessa jonkin taustaryhmän edustajana
- Hallituksen ilmapiiri tai toimintakulttuuri ei salli poikkeavia mielipiteitä
Jos kaikki hallituksen jäsenet eivät osallistu keskusteluun, on vika hallituksen päätösprosessissa tai toimintakulttuurissa. Puheenjohtajan erityisvastuulla on tunnistaa tällaiset ongelmat ja etsiä niihin korjaus. Ääritapauksessa korjausliike tapahtuu vain siten, että valitsijat vaihtavat hallituksen jäseniä. Hallitustyö on tiimityötä. Jos jäsenet eivät siihen kykene, tulokset ovat heikkoja.
Lopuksi:
Mitä hyötyä on kiinnittää huomiota hallituksen prosesseihin? Pelkästään hyvät hallitusvalinnat eivät takaa hyvin toimivaa hallitusta. Hallituksen on opittava ja osattava toimia yhteistyössä, kemioidenkin on pelattava. Täysin välttämätöntä on luottamus. Jos se puuttuu, työskentely alkaa ontua.
Kun hallitus tekee oikeita asioita tehokkaasti, sen strateginen kyvykkyys kasvaa. Tästä on tutkimusnäyttöä. Kun kyvykkyys kasvaa, saa hallitus aikaan tuloksia. Strategisesti kyvykäs hallitus tajuaa, että sen on arvioitava kriittisesti omaakin toimintaa: onko varattu riittävästi aikaa strategiapohdintaan, miten hallituksen sisäinen yhteistyö toimii, toimiiko puheenjohtajan ja toimitusjohtajan yhteistyö, ovatko hallituksen kokoukset tehokkaita.
Kiistaton tulos osuuskunnista on, että hyvin toimiva hallinto lisää jäsenistön aktiivisuutta ja sitoutuneisuutta osuuskuntaan. Huonosti toimiva hallinto vähentää niitä.
Seuraavassa blogisarjani osassa käsittelen aihetta Hallituksen roolit.
…………….
Blogini ”Karilta irti” arvioi ja kummastelee arjen asioita, usein osuustoimintaa. Lujalla, mutta lempeällä otteella. Toivon jatkokeskustelua aiheesta tällä palstalla ja varsinkin jokapäiväisessä työssä.