God förvaltning i medlemsbaserade organisationer
Författare Kari Huhtala | Översättning Thomas Antas
Förvaltnings- och organisationsstrukturen är i regel likartad i medlemsbaserade organisationer av samma storlek inom samma bransch. Skillnaderna i strukturer beror ofta på medlemsantal och på hur organisationens uppgift har definierats. Medlemmarna beslutar själva om organisationsstrukturen och därför är det bra att då och då utvärdera strukturen.
Styrelsen är det enda lagstadgade förvaltningsorganet och enligt lag ska man årligen hålla minst en andelsstämma eller ett föreningsmöte. Nedan exempel på några vanliga förvaltningsstrukturer.
Förvaltningens grundmodell (Figur 2) innehåller två element: medlemsmöte och styrelse. En dylik förvaltningsmodell är typisk för ett nybildat andelslag eller andelslag med litet medlemsantal (andelsstämma) eller förening med litet medlemsantal (föreningsmöte). Medlemsmötet är demokratiskt i den mening att medlemmarna har direkt påverkan på val av styrelse och till exempel revisorer. Övervakningen av styrelsen och den övriga ledningen är också rätlinjig. Den demokratiska styrningen kan dock bli svag, om medlemmarna är passiva och inte deltar i medlemsmötet eller aktivt ställer upp för styrelseuppdrag.
En variant av förvaltningens grundmodell (Figur 3) har inget medlemsmöte, utan det ersätts av ett fullmäktige. Fullmäktige utövar den beslutande- och övervakningsmakt som medlemmarna i stadgarna har gett till fullmäktige. Medlemmarnas koppling till styrelsen är inte lika direkt som i förvaltningens grundmodell. Å andra sidan kan modellen anses vara lika demokratisk som en modell med medlemsmöte, om medlemmarna röstar aktivt i val. Fullmäktige är i regel bättre informerade om styrelsens verksamhet än medlemsmöte bland annat av den anledningen att fullmäktiges medlemmar utbildas i organisationens ärenden.
Följande exempel beskrivet ett andelslag som tillämpar en förvaltningsmodell med två nivåer (figur 4). Där väljs styrelsen av ett förvaltningsråd som väljs av medlemmarna. Förvaltningsrådet ska inte förväxlas med fullmäktige, eftersom det har en lagstadgad särskild uppgift att övervaka ledningen. Förvaltningsrådet hör juridiskt till andelslagets ledning, vilket positionerar förvaltningsrådet närmare styrelsen än fullmäktige. I praktiken sammanträder förvaltningsrådet flera gånger under året och är därför relativt väl informerat om styrelsens arbete. Andelslagets stadgar kan också överföra en del av den beslutanderätt som enligt andelslagslagen tillfaller styrelsen till förvaltningsrådet.
Förvaltningsmodell med tre nivåer i andelslag (Figur 5) innehåller utöver förvaltningsråd och styrelse ett fullmäktige som väljs av medlemmarna. Modellen med tre nivåer är den mest omfattande och den är vanligast i andelslag med ett stort antal medlemmar. Målet med modellen är en fungerande dialog och ägarstyrning mellan medlemskåren och ledningen.
Vilken förvaltningsmodell är lämpligast för ett särskilt andelslag eller en förening? Det finns inget universellt svar på den frågan. Valet av förvaltningsmodell påverkas åtminstone av följande faktorer:
- medlemmarnas antal
- organisationens geografiska omfattning
- organisationens syfte och uppgift
- är det fråga om förening eller andelslag
- den ägarpolitik som önskas
Man måste känna till de olika organens och förvaltningsorganens uppgifter och roller för att kunna bedöma förvaltningsmodellernas lämplighet. De presenteras närmare i det följande.
Styrelse – ledare och beslutsfattare
Styrelsen är ett obligatoriskt förvaltningsorgan i andelslag och föreningar. Enligt lagen ska styrelsen ombesörja organisationens förvaltning och sakenligt anordnande av verksamheten. Styrelsen ska se till att bokföringen och medelsförvaltningen är ordnade på ett tillförlitligt sätt. Styrelsen företräder föreningen. Styrelsen ska dimensionera och utvärdera verksamhetens risker för att undvika skada. Den övervakar den operativa ledningen och andelslagets ekonomi.
I andelslag har styrelsen universell behörighet, dvs. styrelsen leder andelslaget och besluter om alla de ärenden som inte enligt lag eller stadgar tillfaller andelsstämman eller annat organ. Detta gäller också affärsverksamhetsbeslut av större betydelse. Dessutom fattar styrelsen enligt lagen om andelslag om upphörande och inledande av medlemskap.
En föreningsstyrelse har inte motsvarande universella behörighet. I en förenings stadgar kan man till styrelsen överföra beslutanderätt, som vanligen hör till föreningsmötets behörighet, till exempel i fråga om att sälja, byta eller pantsätta föreningens egendom.
Styrelsen har också andra uppgifter som inte grundar sig på lag. En av de viktigaste är att styrelsen säkrar organisationens ekonomiska lönsamhet och livsduglighet. Till dessa hör organisationens strategiska beslutsfattande i samarbete med andra förvaltningsorgan och att skapa verksamhetsförutsättningar för ledningen.
Förvaltningsrådet deltar ofta också i andelslagens strategiarbete. Inom såväl andelslag som föreningar är det bra om styrelsen hör de medlemsvalda förvaltningsorganens synpunkter som grund för strategiarbetet.
En styrelsemedlem ska inte främja intressen av den instans som har utsett hen till styrelsen, utan organisationens gemensamma intressen. Styrelsens medlemmar binds av sekretess gällande ärenden som gäller organisation och affärsverksamhet. Man kan inte berätta om pågående ärenden för utomstående. Styrelsemedlemmar kan råka ut för både skadestånds- och straffrättsliga påföljder för yppande eller otillbörligt utnyttjande av affärshemligheter. Styrelsens medlemmar kan krävas på sekretessavtal, men dess syfte är att påminna om en lagstadgad skyldighet.
Den rekommendabla storleken på en styrelse beror på organisationens storlek och förvaltningsmodellen (till exempel beroende på om det finns ett förvaltningsråd och beroende på verksamhetens karaktär). I typiska fall har styrelserna 5–10 medlemmar. Andelslags- och föreningslagen sätter ramar för styrelsernas storlek, men man kan avvika från dem i stadgarna.
Styrelsens ansvar är juridiskt och funktionellt. Enligt lagen bildar styrelsen organisationens ledning, även om man ofta tänker att verkställande direktören är andelslagets ledning. I operativa ärenden är det så, men i sista hand är det styrelsen som är ansvarig för andelslagets ledning.
Föreningar har inte en verkställande direktör i den mening som lag om andelslag eller aktiebolagslagen avser. Även om man använder en sådan benämning, är det fråga om en ledande tjänsteman, en verksamhetsledare. Verksamhetsledaren handhar operativa ärenden inom de ramar som styrelsen fastställer. I organisationer som saknar verkställande direktör eller verksamhetsledare, ansvarar styrelsen också för den operativa ledningen.
Styrelsen är det enda lagstadgade förvaltningsorganet och enligt lag ska man årligen hålla minst en andelsstämma eller ett föreningsmöte.
Styrelsens medlemmar har skadeståndsansvar, om styrelsens beslut av oaktsamhet eller uppsåtligen har förorsakat skada åt andelslaget/föreningen, dess medlem eller utomstående part. Det är på styrelsens ansvar att organisera organisationens ekonomi. Styrelsen ska övervaka att verksamheten vilar på hållbar ekonomisk grund. Styrelsen ska förhindra tagande av överdimensionerade risker. Betalningslikviditeten och en tillräcklig soliditet ska bevaras.
Styrelsens uppgift är att blicka tillräckligt långt in i framtiden. Det är inte tillräckligt att planera de närmaste veckornas eller månadernas eller ens det pågående årets verksamhet. Styrelsen ska se på kommande år och förutse risker och möjligheter. Detta kallas strategisk ledning. En bra styrelse använder mycket tid på att dryfta organisationens framtid samtidigt som den övervakar den pågående och gångna verksamheten.
Exempel: Styrelsens ordförande
Styrelsen väljer i regel styrelsens ordförande inom sig. Stadgarna kan också stipulera att valet utförs av något annat förvaltningsorgan. Till ordförande väljs en person som åtnjuter förtroende. Ordföranden ska kunna leda både ärenden och människor och ha en förmåga att leda möten. Det är till fördel om hen har kommunikationskunskaper och kommer överens med olika människor. Eftersom man i uppdraget kan bli tvungen att behandla svåra ärenden, är det bra om den som väljs till ordförande har erfarenhet av att vara styrelsemedlem och ett visst mått av stresstålighet.
Ordföranden blir tvungen att använda betydligt mera tid på organisationens ärenden än andra styrelsemedlemmar. Styrelsens ordförande har en röst liksom alla andra styrelsemedlemmar. Hens röst avgör dock om rösterna faller lika.
I praktiken har ordföranden stort inflytande. Hen är en synlig person, som med sin verksamhet och sitt uppträdande skapar en bild av organisationen. Ordföranden är ett viktigt arbetspar för verkställande direktören eller verksamhetsledaren. Hen bereder möten och för en dialog om organisationens ärenden med den operativa ledningen. Med styrelsens fullmakt kan hen också diskutera arbetsförhållanden och föra utvecklingssamtal. Ordföranden ska också godkänna den operativa ledningens personliga fakturor. Om det inte finns en verkställande direktör eller verksamhetsledare i organisationen, är det ofta ordföranden som handhar organisationens löpande ärenden.
Förvaltningsråd – i ägarstyrningens centrum
Den lagstadgade uppgiften för andelslagens förvaltningsråd är att övervaka andelslagets styrelse och ledning. Övervakningens verktyg är olika rapporter, men man kan också utnyttja olika organ som har specialiserat sig på granskning av förvaltningen. I många andelslag deltar förvaltningsrådets ordförande i styrelsemöten och är därför väl insatt i styrelsens och ledningens verksamhet. I andelsbankerna har man gjort linjedragningen att förvaltningsrådets ordförande är närvarande vid styrelsens möten endast då de ärenden som behandlas så kräver.
Förvaltningsrådet kan också fatta beslut om ärenden som är vittgående eller principiellt viktiga för andelslaget om stadgarna förutsätter det. Sådana ärenden kan till exempel vara betydande utvidgning av verksamheten eller inledande av helt ny affärsverksamhet.
Om förvaltningsrådet håller sig enbart till sin lagstadgade uppgift, kan dess verksamhet få karaktären av passiv övervakning i efterhand.
Om förvaltningsrådet håller sig enbart till sin lagstadgade uppgift, kan dess verksamhet få karaktären av passiv övervakning i efterhand. Förvaltningsrådet har en möjlighet att ta en betydande roll i ledningen av andelslaget utan att göra intrång på styrelsens verksamhetsområde. Sådana roller kan vara till exempel:
- ta till sig organisationens grunduppgift
- se till att styrelsen har lämplig storlek och sammansättning
- sparra styrelsen på förhand i betydande frågor
- säkra att den interna kommunikationen löper i förvaltningen
- för sin del se till att andelslagets verksamhet tar sikte på att medlemmarnas fördel ska uppfyllas
- säkra att olika medlemsgrupper behandlas jämlikt
- fungera som grogrund för styrelsemedlemskap
Om andelslaget inte har ett förvaltningsråd, måste andra förvaltningsorgan utföra nämnda uppgifter. Styrelsens arbetsfält blir lätt omfattande om den utöver lönsamheten ska sörja för att medlemmarnas fördel förverkligas utan hjälp av ett förvaltningsråd.
Om andelslaget har ett litet medlemsantal, är det inte alltid nödvändigt att ha ett förvaltningsråd, eftersom övervakning och andra uppgifter kan skötas på andra sätt.
Exempel: Förvaltningsrådet fostrar kompetenta personer
”Förvaltningsrådet har traditionellt haft en stark roll hos oss. Då styrelsen representerar toppkunnande och beslutar om den operativa verksamheten, breddar förvaltningsrådet beslutsfattandets bas, eftersom alla medlemsgrupper är representerade. Förvaltningsrådet är fältets ögon och öron. Dess medlemmar har en låg tröskel att kontakta styrelsen och tjänstemännen och på det sättet beaktas medlemskårens fördel. Kommunikationen löper också i andra riktningen. Vid förvaltningsrådets möten cirka tre gånger per år får dess medlemmar information om vad som är aktuellt i andelslaget och marknadens bakgrund. Förvaltningsrådets viktigaste uppgift är att utse andelslagets styrelse, välja styrelsens ordförande och vice ordförande och att välja representanter till de samfunds möten, i vilka andelslaget är (del)ägare. Förvaltningsrådet föreslår för fullmäktige hur stor ränta ska betalas för andelskapitalet. Förvaltningsrådet utser också ett granskningsutskott för granskning av styrelsens verksamhet. Enligt stadgarna hör det till förvaltningsrådets uppgifter att utse verkställande direktör och fatta beslut om uppsägning av densamma. Förvaltningsrådet är en bra plats att växa till sig inför andra förtroendeuppdrag i andelslaget.”
– Förvaltningsrådets ordförande för ett andelslag
Medlemmarnas beslutanderätt utövas av andelsstämma och föreningsmöte
Medlemskårens högsta beslutanderätt används på det sätt som beskrivs i lag och organisationens stadgar av andelsstämma eller ersättande fullmäktige eller i fråga om föreningar av föreningsmöte eller ersättande fullmäktige. Andelsstämmans och andelslagsfullmäktiges samt föreningsmötets och föreningsfullmäktiges uppgift och roll är i praktiken desamma: att fatta beslut om fastställande av bokslut och ansvarsfrihet för ledningen, val av medlemmar till förvaltningsorgan och val av revisorer och verksamhetsgranskare. Dessutom beslutar de alltid om organisationens stadgeändringar. Inom föreningar hör det dessutom till medlemmarnas mandat att fatta beslut om överlåtelse av föreningens egendom.
Dessutom beslutar de alltid om organisationens stadgeändringar. Inom föreningar hör det dessutom till medlemmarnas mandat att fatta beslut om överlåtelse av föreningens egendom.
Varför använder man då fullmäktige i stället för medlemsmöten? En motivering har en koppling till medlemsaktiviteten. I många organisationer är en stor del av medlemmarna passiva, dvs. de deltar inte i medlemsmöten eller andra tillfällen. Det blygsamma deltagandet har väckt oro för att medlemsdemokratin försvagas.
Fullmäktige är organ som väljs av medlemmarna. Det har i praktiken visat sig att en betydande andel av medlemmarna röstar via post- eller andra distansröstningskanaler, vilket förbättrar medlemsdemokratin. En annan fördel med fullmäktige är att dess medlemmar kan erbjudas utbildning vilket förbättrar deras kunskap och förståelse av organisationen. Detta kan kallas för professionalisering av medlemsdemokratin.
Många organisationer vill bevara sin traditionella modell med medlemsmöten. Det kan bero på ett litet antal medlemmar eller på att organisationens resurser inte räcker till för att hantera en alltför tung förvaltningsmodell. Vissa ser också att medlemskårens röst hörs mera direkt i modellen med medlemsmöten än med fullmäktige.
Sammanfattning:
- Medlemmarna fattar beslut om förvaltningens struktur.
- Medlemsmöte och styrelse är obligatoriska organ (förvaltningens grundmodell).
- En variant av förvaltningens grundmodell är sådan att medlemsmötet ersätts av ett fullmäktige.
- I en förvaltningsmodell med två nivåer finns det ett förvaltningsråd och en styrelse.
- I en förvaltningsmodell med tre nivåer bildas av fullmäktige, förvaltningsråd och styrelse.
- Styrelsen leder och dess ansvar är stort.
- Förvaltningsrådet väljer och övervakar samt sparrar och leder.
- Fullmäktige kan ersätta medlemsmöte som högsta beslutande organ.