God förvaltning i medlemsbaserade organisationer
Författare Kari Huhtala | Översättning Thomas Antas
Andelslagens och föreningarnas syfte grundar sig på medlemskap och medlemmarnas behov. I det tidigare har vi konstaterat att medlemmarna äger andelslaget och utövar den högsta beslutanderätten. Vi konstaterade också att en medlemsbaserad organisations uppgift kan vara ideell (förening) eller att betjäna samfundet omkring sig (förening och andelslag). Därför är det viktigt att medlemmarna förbinder sig till organisationen och deltar i dess beslutsfattande.
På grund av förändringar i samhället, har den ideologiska förbindelsen till organisationer minskat särskilt i andelslagen. Det ankommer på organisationens styrelse, andra förtroendevalda och tjänstemän att se till att medlemmarna får någonting för sitt medlemskap. I annat fall finns det en risk för att medlemskåren passiveras, vilket leder till apati och slutligen till att medlemskapet upphör.
I föreningar är situationen litet annorlunda, eftersom deras grunduppgift är starkt ideell. Trots det förväntar sig också föreningarnas medlemmar att de får en konkret nytta.
Hur förbättra medlemmarnas engagemang
Medlemsbaserade organisationer gör klokt i att ha en medlemsstrategi. Den avser gemensamt överenskomna principer och åtgärder, genom vilka organisationen kan förbättra medlemmarnas engagemang och nöjdhet.
Organisationen ska sammanfatta och kommunicera principerna för sin medlemsstrategi till medlemskåren på ett tydligt och lättfattligt sätt. De kan omfatta följande saker:
- Vilken är organisationens uppgift och mål? Beskrivningen ska svara på frågorna ”Varför och för vem finns vi till?” och ”Vilka mål vill vi uppnå med vår verksamhet?”
- På hurudana värderingar grundar sig vår verksamhet.
- Vilka är rättigheterna och skyldigheterna för våra medlemmar.
- Hur kan medlemmarna delta och påverka beslutsfattandet i organisationen.
Medlemsnytta avser de konkreta tjänster och förmåner som medlemmarna är berättigade till, samt de effekter på medlemmarnas omgivning som organisationen producerar. Organisationens uppgift är att sammanfatta och kommunicera dessa till sina medlemmar. Medlemsnyttan kan beskrivas med följande fyrfältsdiagram:
Exempel: Verkställande av medlemsstrategi
Organisationens förvaltning och ledning har tillsammans fattat beslut om medlemsstrategin. Styrelsen behandlar ärendet och kommer överens om åtgärder i syfte att förstärka medlemmarnas förbindelse till organisationen. Medlemskommunikation och kommunikation i regionens centrala medier väljs ut som centrala verktyg. Varje medlem får hemsänt ett informationspaket om medlemskapets principer och medlemsnyttorna. Dessutom producerar organisationen material till medierna om ämnet och strävar genom personliga kontakter efter mediesynlighet för sin medlemsstrategi. Organisationens styrelse fattar beslut om regelbunden uppföljning av medlemmarnas engagemang och tillfredsställelse.
Ett särdrag för medlemsbaserade organisationer är medlemmarnas möjlighet att delta i beslutsfattandet och tillfällen, där man kan påverka organisationens verksamhet. Officiellt deltagande avser allmänna möten och att man
ställer upp för inval i organisationens förvaltningsorgan. Övrigt deltagande avser till exempel temaseminarier för och diskussioner med medlemmarna.
Medlemmarnas aktiva deltagande förbättrar medlemsdemokratin. Då kan organisationen i högre grad lita på att linjedragningar och beslut återspeglar medlemskårens vilja. Om medlemmarna deltar i liten omfattning i beslutsfattande och medlemstillfällen, kan medlemsdemokratin falla på ett litet fåtals axlar.
Bra kommunikation är en förutsättning för aktivt deltagande. Medlemmarna måste känna till hur de kan delta i möten och till exempel ställa upp som kandidater i fullmäktigeval. Det är inte alltid tillräckligt att sända brev eller meddelanden, utan dagens snabba kommunikationsmedel måste tas till hjälp.
Organisationens operativa ledning och förvaltning måste personligen förbinda sig till att man kan aktivera medlemskåren till att delta. Man kan till exempel ordna en road show inför fullmäktigeval, under vilken man informerar om möjligheten att ställa upp som kandidat i valet. En sådan kampanj kan också utföras virtuellt. Kampanjen kan stödas med lämpligt material och genom att ordna medlemstillfällen.
Sammanfattning:
Det är viktigt att medlemmarna förbinder sig vid organisationen och deltar i dess beslutsfattande.
Organisationen kan med fördel ha en medlemsstrategi för att stärka medlemmarnas engagemang och nöjdhet.
Organisationens operativa ledning och förvaltning måste personligen förbinda sig vid genomförandet av medlemsstrategin.
God kommunikation är en förutsättning för aktivt deltagande. Medlemmarna ska informeras om hur de kan delta i möten eller till exempel ställa upp som kandidater i fullmäktigeval.