Utveckling av god förvaltning – rekommendationer

1. Medlemmarnas engagemang och deltagande ska stärkas.

Många saker konkurrerar med den egna organisationens verksamhet om medlemmarnas tidsanvändning. I organisationer med ökande eller stort medlemsantal finns det dessutom en risk för att medlemmarna passiveras och distanseras. Av dessa orsaker ska medlemsbaserade organisationer kontinuerligt upprätthålla och stärka medlemskårens engagemang i sin egen organisation och användningen av dess tjänster genom att fungera så att företagets tjänster är konkurrenskraftiga och föreningens verksamhet aktiv. Medlemmarnas intresse för att delta i organisationens möten och förvaltningens arbete hotar också att minska. Organisationen ska aktivt stärka medlemmarnas vilja att delta i verksamheten och ställa upp för förtroendeuppdrag. Medlemmarnas engagemang och deltagande främjas av en medlemsstrategi som är godkänd av organisationen (se avsnitt 6).

2. Förvaltningsstrukturernas funktion ska utvärderas kontinuerligt.

Den förvaltningsstruktur (figur 2-5) som bäst lämpar sig för enskilda medlemsbaserade organisationer beror på organisationens behov och situation. Organisationens storlek och verksamhetens karaktär är sådana faktorer som påverkar. Även om förvaltningsstrukturerna sällan ändras, är det bra att regelbundet granska strukturernas funktion. Ett behov att förändra förvaltningsstruktur kan komma sig till exempel av att medlemsantalet ökar eller minskar, investeringar, fusioner eller andra arrangemang. Förvaltningsstrukturen omfattar också antalet ledamöter i organen och denna aspekt ska också bedömas, särskilt då organisationen förändras. Organisationen ska se till att dess stadgar är uppdaterade så att de inte hindrar att målen i denna rekommendation uppnås.

 

3. Val av medlemmar till förvaltningsorganen sker efter beredning och vid behov grundas ett valberedningsorgan.

Det är viktigt att det utförs en beredning av personval till styrelse och förvaltningsråd och då är ett valberedningsorgan till stor hjälp (se avsnitt 4). Presidiet har i allmänhet en viktig roll vid koordineringen av beredningen och grundandet av en eventuell valberedning. Beslut om grundande av ett valberedningsorgan fattas av det organ för vars del valberedningen bereder val. Samma organ fattar också beslut om valberedningens uppgift. Valberedningsorganets medlemmar består av a) bestående personer som väljs på basis av sin ställning (till exempel förvaltningsrådets ordförande) samt b) andra personer som byts ut enligt vissa intervaller. Praxis med i tur att avgå skrivs in i valberedningens uppgiftsbeskrivning. Om organisationen på grund av litet medlemsantal eller av andra orsaker inte anser det vara nödvändigt att grunda ett valberedningsorgan, kan det ändå rekommenderas att följa den urvalsprocess som beskrivs i avsnitt 4. Organisationen ska se till att dess stadgar är uppdaterade så att de inte hindrar uppnåendet av målen i denna rekommendation.

4. Andelslagets och föreningens fullmäktige fungerar som medlemmarnas röst gentemot styrelsen och som budbärare till medlemmarna.

Förvaltningsrådets och fullmäktiges uppgift är att sammanfatta den spridda medlemskårens vilja till en enhetlig röst. De bildar ägarstrategin och ägarstyrningen. Förvaltningsråd och fullmäktige fungerar som en aktiv länk mellan medlemmarna och styrelsen, vilken förmedlar medlemmarnas vilja till styrelsen och vid behov kommunicerar styrelsens beslut till medlemskåren.

Förvaltningsråd och fullmäktige fungerar som en aktiv länk mellan medlemmarna och styrelsen.

5. Organisationen ska ha en mångsidig, kunnig och strategiskt fungerande styrelse.

En styrelse med mångsidig sammansättning klarar sig bättre än en styrelse vars sammansättning är homogen. För val av styrelse lönar det sig för organisationen att ställa upp kompetenskriterier enligt innehållet i avsnitt 4 i denna guide. Vid val av styrelseledamöter är det viktigt att beakta att de personer som väljs ska ha förmåga och motivation att inrikta sig på strategiskt arbete. Organisationen ska se till att dess stadgar är uppdaterade så att de inte hindrar uppnåendet av målen i denna rekommendation.

 

6. Vid val av styrelse ska man i tillräcklig omfattning beakta den yttre verksamhetsomgivningen och organisationens interna lägesfaktorer.

Externa faktorer som påverkar verksamhetsomgivningen kan till exempel vara marknadslägets utveckling, förändringar i lagstiftning och annan reglering, skiftningar i allmänhetens värderingar eller allmän samhällsutveckling. Interna faktorer kan vara organisationens utvecklingsfas, kommande investeringar eller strukturförändringar. Styrelsens befintliga förmåga och brister i densamma ska beaktas med beaktande av interna och externa faktorer då man väljer styrelseledamöter.

 

7. Styrelsen och andra organ ska utveckla sin verksamhet med hjälp av utvärderingsförfarande (självutvärdering).

Utvärderingsförfarandet ska gärna vara ett regelbundet sätt att utveckla styrelsens eller de andra förvaltningsorganens arbete. Normal rytm kan vara årligen eller vart annat år. Utvärderingsförfarandet beskrivs närmare i avsnitt 5 i denna guide.

 

8. Styrelsens praxis för intern kommunikation och växelverkan ska ske utgående från överenskommelser.

Organisationens styrelse ska se till att organisationen har en överenskommelse om den praxis som tillämpas på kommunikation och växelverkan mellan styrelsen och andra organ. Det kan till exempel handla om vem som ansvarar för den interna kommunikationen och genom vilka kanaler kommunikationen utförs. I fråga om växelverkan kan det vara fråga om att ordförande för det organ som övervakar styrelsen deltar i styrelsens möten samt att styrelsen eller dess representant deltar i de andra organens möten. Dessutom är det bra att komma överens om annan växelverkan så som gemensamma seminarier och sammankomster.

 

9. Medlemmar av förvaltningen får tillräckligt stora mötesarvoden och kostnadsersättningar.

Styrelsearbetet är allt mera krävande och tar allt mera tid i anspråk och det leder till kostnader. Det är allt skäl för organisationen att komma överens om sådan belönings- och kostnadsersättningspraxis, som är i rätt proportion till de uppoffringar som ordförandena, styrelseledamöterna och andra förvaltningspersoner gör och de kostnader som uppstår.

10. Styrelsen beslutar om fungerande praxis för växelverkan med den operativa ledningen.

Det är på styrelsens och särskilt dess ordförandes ansvar att komma överens om praxis för kommunikation och övrig växelverkan med verksamhetsledaren/verkställande direktören och organisationens ledningsgrupp. Denna praxis kan omfatta till exempel beredningspraxis inför möten, ledningsgruppens deltagande i styrelsens möten och den operativa ledningens rapporteringspraxis till styrelsen. Dessutom ska ledningens respons- och belöningssystem grunda sig på tydliga överenskommelser.

11. Förvaltningskulturen stärker både organisationens ekonomiska livskraft och dess karaktär av gemenskap.

Flera organisationer kämpar med ekonomiska utmaningar. I en medlemsbaserad organisation ska förvaltningskulturen stöda organisationens ekonomiska livskraft på lång sikt. Förvaltningskulturen ska samtidigt identifiera att organisationens grunder bygger på medlemskap samt de värderingar och den gemenskap som har en koppling till aktuella diskussioner om ansvarsfullhet, hållbar utveckling eller delaktighet i medborgarsamhället.

12. Medlemsbaserade organisationer utvecklar regelbundet förvaltningsorganens och andra organs verksamhet och utbildar medlemmarna i dessa.

Organisationen ska dra upp riktlinjer för att man reserverar tillräckligt med tid och budgeterar tillräckliga medel för utvecklandet av förvaltningsorganens verksamhet och för  utbildning av förvaltningsorganens medlemmar.