God förvaltning i medlemsbaserade organisationer
Författare Kari Huhtala | Översättning Thomas Antas
En bra förtroendevald
En bra förtroendevald skapar förtroende hos sina väljare, dvs. medlemskåren. Det är viktigt att den förtroendevalda vet vad medlemmarna förväntar sig av de förtroendevalda och organisationen. En bra förtroendevald driver inte sina egna och sina närståendes intressen, utan arbetar för organisationens och dess medlemmars gemensamma sak.
De medlemsbaserade organisationernas ägande är spritt på medlemskåren. I organisationer med hundra- eller tusentals medlemmar skulle det vara arbetsdrygt att sköta beslutsfattandet endast med hjälp av medlemsmöten. Därför väljer man förtroendevalda inom organisationen. Deras uppgift är att övervaka och leda organisationen att fungera så att medlemmars vilja uppfylls.
Varje förtroendevald kan hitta sin egen roll, om man är aktiv och nyfiken på ett positivt sätt och beredd att sätta sig in i den egna organisationens verksamhet. De förtroendevalda kan ha till exempel någon av följande roller:
Den som tryggar medlemmarnas vilja kommer ihåg att följa upp att organisationens verksamhet motsvarar medlemskårens vilja och fördel och inte börjar spreta i olika riktningar. Hen ser ocså till att organisationens mål förs vidare.
Konsensusbyggaren kan formulera en gemensam vilja utgående från olika synpunkter och överbrygga konflikter.
Nätverkaren har förbindelser dels med medlemmar, dels med andra samarbetsparter vilka kan vara till nytta.
Ifrågasättaren kan ställa de kritiska frågorna i tid så att man kan undvika misstag.
Kommunikatören har en förmåga att tala och skriva så att budskapet går hem och missförstånd kan undvikas. Kommunikatören behärskar flera kommunikationskanaler och kommer ihåg vad man får informera allmänheten om.
Informationssamlaren sätter sig noggrant in i ärenden och kan också handleda andra.
Inspiratören är en viktig person för att skapa en god anda och inspirera till att söka lösningar också då ärendena är svåra.
Visionären ser in i framtiden och är intresserad av strategiska alternativ.
Minneslista för nya förtroendevalda
-
-
- Gör klart för dig själv vad du har gett dig in på.
- Känn ditt ansvar i ditt förtroendeuppdrag.
- Var realistisk och reservera tillräckligt med tid i din kalender för skötseln av ditt uppdrag.
- Bekanta dig med din organisations stadgar och verksamhet.
- Bekanta dig med din organisations ekonomiska ställning och planer.
- Var nyfiken och aktiv i ditt sökande efter information.
- Utbilda och utveckla dig själv som förtroendevald.
- Bekanta dig öppet med andra förtroendevalda, det är belönande!
- Skapa dig självständigt en bild av saker.
- Förbind dig till gemensamma beslut.
-
Val av styrelse
Styrelseledamöternas roll avviker kanske mest från de förtroendevaldas roll i andra förvaltningsorgan. Styrelsen har ansvar för beslut om organisationens strategi. Om andelslaget har ett förvaltningsråd, fastställer det i regel strategin utgående från styrelsens beredning. I andelslag har styrelsen allmän behörighet *) att fatta beslut om andelslaget, om inte något ärende särskilt underställs något annat förvaltningsorgan i stadgarna.
Styrelseledamöterna ska vara tillräckligt erfarna och välunderrättade för att fatta beslut på denna nivå. Även om styrelsen ofta liknar medlemskåren, är styrelseledamöternas uppgift inte att representera någon delmängd av medlemskåren, utan att aktivt söka hela medlemskårens bästa. Styrelsens uppgift är en enligt lag om andelslag att omsorgsfullt främja andelslagets fördel. Ett av styrelsens viktigaste beslut är att välja en bra verkställande direktör, vars verksamhet styrelsen övervakar. En bra styrelse kan fatta ansvarsfulla beslut som en enad grupp också under hård press.
Eftersom styrelsen har en stor roll och stort ansvar, lönar det sig att fästa särskild vikt vid val av den. Styrelsen ska inte väljas i brådskande ordning eller på basen av vilka namn som känns självklara. Styrelseledamöterna ska vara kompetenta, engagerade, samarbetsvilliga och pålitliga personer. Tillräcklig erfarenhet av branschen, ekonomiskt kunnande och ledarskapsegenskaper är till fördel. En bra styrelse består av lämpligt olika människor, vars kunskap och erfarenhet kompletterar varandra. Det lönar sig att försäkra sig om att de personer som ska väljas har tillräckligt mycket tid för styrelsearbete. Inte ens en bra person är till nytta om tiden inte räcker till.
Styrelsen väljs i andelslag av andelsstämman och i försäkringsbolag av bolagsstämman. I stadgarna kan man också föreskriva att valet utförs av förvaltningsrådet eller fullmäktige. I föreningar väljs styrelsen av föreningsmöte eller fullmäktige.
Enligt lag om andelslag väljs styrelseledamöterna till sin uppgift tillsvidare. I andelslagets stadgar kan man dock föreskriva annat. Det är vanligt att styrelsens medlemmar väljs för viss tid, till exempel tre år. Samtidigt kommer man överens om hur många styrelsemedlemmar som är i tur att avgå varje år. Om styrelsen till exempel består av sex personer och mandattiden är tre år, är två medlemmar årligen i tur att avgå.
Stadgarna kan också föreskriva att hela styrelsen årligen är i tur att avgå. I det fallet finns det en risk för att rotationen blir för snabb och att styrelsearbetet lider av det. Stadgarna kan också reglera det maximala antalet mandatperioder för en styrelseledamot, vilket tryggar en tillräcklig förnyelse av styrelsen.
Enligt lag om andelslag får en juridisk person, en minderårig eller den för vilken det har förordnats en intressebevakare, vars handlingsbehörighet har begränsats eller som är försatt i konkurs inte vara styrelseledamot. Minst en styrelseledamot ska vara bosatt inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om inte registermyndigheten beviljar andelslaget dispens från detta krav.
Stadgarna kan också föreskriva andra behörighetskrav för styrelseledamöterna. Många andelslag, ömsesidiga bolag och föreningar vill att styrelseledamöterna ska vara medlemmar i organisationen. Stadgarna kan dock ställas upp också på ett sådant sätt, att också andra än medlemmar i organisationen kan väljas in i styrelsen.
I det följande presenteras faserna i valet av styrelse för en medlemsbaserad organisation.
Inledningsfasen
Processen för val av styrelse inleds vanligen då någon styrelseledamot meddelar att hen avstår från sitt uppdrag. Det kan också bero på att man vill utöka antalet styrelseledamöter. I inledningsfasen är det ordförandens uppgift att informera medlemskåren eller det förvaltningsorgan som representerar medlemskåren (förvaltningsråd, fullmäktige) om situationen. Ett vanligt problem i inledningsfasen är att den avgående styrelseledamoten meddelar saken så sent, att det inte finns tillräckligt med tid för att bereda valet av ny ledamot.
Identifiering och kartläggning
I följande skede identifierar man hurudan ledamot eller hurudana ledamöter man är ute efter. Om organisationens stadgar inte förutsätter att styrelseledamöterna är medlemmar i organisationen, kan blickarna riktas också utanför medlemskåren.
Andelslaget eller föreningen ska komma överens om det mest fungerande förfarandet för kartläggning av kandidater. Det hör inte till god förvaltningssed att styrelsekandidaterna hoppar fram slumpmässigt och överraskande, för att inte alls tala om att man tar fram nya namn först vid nomineringsmötet.
Tabell 2 presenterar olika sätt att kartlägga styrelsekandidater.
Sortering och inofficiellt urval
Detta skede är typiskt uttryckligen för medlemsbaserade organisationer. Inofficiell diskussion och utvärdering av styrelsekandidater hör ofta till förvaltningskulturen. Diskussionen förs mellan personer inom förvaltningen, till exempel inom presidiet och i regionerna. Ibland ber man också den sittande styrelsens ledamöter om synpunkter på lämpliga kandidater. I detta skede utförs också en preliminär utvärdering av kandidaternas lämplighet och kunnighet. I tabell 3 presenteras urvalskriterier som är vanliga inom medlemsbaserade organisationer.
Exempel: Hur förbättra styrelsens mångfald och framtidsorientering?
Forskning har visat att heterogena styrelser, som består av personer med olika kunskaper och erfarenhet, klarar sig bättre i sitt uppdrag än homogena styrelser. För att göra styrelserna mera heterogena har många organisationer ställt upp valkriterier för sina styrelser och grundat valberedningar. De som bereder valet av styrelse ska veta hurudana personer styrelsen behöver under de kommande åren. Då är det lättare att kartlägga och sålla lämpliga kandidater. Man ska fästa uppmärksamhet vid faktorer som påverkar styrelsens sammansättning, förnyelse och utvecklingsbehov. Yttre faktorer kan vara till exempel marknadssituationens utveckling, offentlig reglering, skiftningar i människornas värderingar eller allmän utveckling i samhället. Interna orsaker kan bestå av organisationens utvecklingsfas, kommande investeringar eller förändringar i strukturerna.
Formellt urval och förslag
Det formella urvalet sker enligt offentlig överenskommelse och i regel enligt skriftligt formulerad praxis. Diskussionen förs kollektivt i olika förvaltningsorgan eller alternativt har urvalet utlokaliserats till en valberedning. I dessa diskussioner strävar man efter att kartlägga kommande behov. I denna fas väljer man ut de kandidater man har för avsikt att föreslå som ledamöter i styrelsen.
Exempel: Är externa styrelseledamöter nyttiga?
Argument: Oberoende av företag kan en extern styrelseledamot ifrågasätta ledningens förslag. En extern aktör är bäst lämpad att försvara företaget mot ledningens själviska intressen.
Motargument: Externa sakkunniga känner inte alltid till den medlemsbaserade organisationens verksamhetsfält. De kan bli ytterom diskussionerna eller så kan starka personligheter börja dominera diskussionen i styrelsen.
Slutligt val
Styrelsens ledamöter väljs av det förvaltningsorgan som organisationens stadgar föreskriver. Beslutet sker utgående från formell eller informell beredning. Det beslutande förvaltningsorganet kan avvika från förslaget, eftersom organet har den slutliga makten att besluta om vilka personer sitter i styrelsen.
Valet av styrelse kan utföras utgående från en mycket enkel beredning i medlemsbaserade organisationer, men en god beredning är en del av god förvaltning. Det kan finnas inbördes olika uppfattningar, vilka kan ha sin grund i till exempel följande faktorer:
- Sökandet av styrelsekandidater: förvaltningsbaserat eller utgående från medlemsfältets diskussioner.
- Vilken väg till styrelsen: via fullmäktige eller förvaltningsråd eller förbi dessa.
- Beredningen av val: inom en större grupp eller i valberedning.
- Styrelsens egen roll i valprocessen: aktiv eller tillbakadragen.
- Förvaltningsrådets maktposition vid styrningen av processen.
- De geografiska områdenas roll.
- Valberedningens roll.
- Ordförandens/presidiets styrande roll.
Inom föreningar kan resurserna vara begränsade för beredningen av styrelseval. Då kan man tillämpa ovan presenterade modell på tillämpligt sätt. Detta innebär inte mindre begrundande, men olika skeden kan sammanföras och man använder sig inte av beredande organ.
Sammanfattning:
En bra förtroendevald driver inte sina egna eller sin närståendekrets intressen, utan är ute i organisationens och medlemskårens gemensamma ärende.
Den förtroendevalda kan hitta sin egen roll, bara man är aktiv och positivt intresserad av att bekanta sig med den egna organisationens verksamhet.
Styrelsen har en stor roll och stort ansvar. Det lönar sig att fästa särskild uppmärksamhet vid valet av den.
Styrelsevalet kan uppdelas i följande faser: inledningsfasen, identifiering och kartläggning, sortering och inofficiellt urval, formellt urval och förslag samt slutligt val.