Osuustoimintakeskus Pellervo ry:n tietosuojaseloste

Laadittu 23.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Osuustoimintakeskus Pellervo ry (jäljempänä Pellervo)
PL 77
00101 Helsinki

Y-tunnus 0116790-2

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

(09) 476 7501
toimisto@pellervo.fi

3. Rekisterin nimi

Osuustoimintakeskus Pellervo ry:n jäsen-  ja asiakas-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavissa käyttötarkoituksissa

  • Jäsenten, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen
  • Jäsen- ja asiakasviestintä
  • asiakkuuden hoitamiseen liittyviin toimenpiteisiin
  • markkinointiin
  • palveluiden kehittämiseen
  • Asiakaskyselyihin
  • Tilausten toteuttamiseen
  • Laskutukseen
  • toiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen

Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:

Sopimus

Käsittelemme asiakkaan antamia tietoja täyttääksemme sopimuksen palvelusta tai tuotteesta, jonka asiakas on tilannut (esim. oppaan tilaus tai tapahtumaan ilmoittautuminen).

Suostumus

Käsittelemme asiakkaan antamia tietoja tai havainnoituja tietoja käyttäjän suostumuksen perusteella mm. tehdäksemme sähköisiä suoramarkkinointitoimenpiteitä ja tiedottamista (esim. uutiskirje)

Oikeutettu etu

Käsittelemme tietoja

  • Jäsensuhteiden ylläpitoon, hoitoon ja jäsenviestintään
  • asiakastapahtumien varmentamiseen (esim. maksujen valvonta)
  • palveluiden toteuttamiseen
  • jäsen- ja asiakaspalvelun kehittämiseen (esim. palautteiden käsittely)
  • väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen (esim. kirjautumisten seuranta)

Lakisääteinen velvoite

Käsittelemme tietoja lakisääteiden velvoitteen noudattamiseksi, kuten yhdistyslain jäsenluettelon pitämistä koskeva velvollisuus tai kirjanpitolain mukainen velvollisuus säilyttää kirjanpitolain mukaiset tiedot.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja jäsen- ja yhteistyökumppaniyhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä sekä henkilöasiakkaista (ml. uutiskirjeen tilaajat, yhteydenottopyynnön jättäneet, tilaisuuksiin osallistujat, verkkokaupan asiakkaat):

Yhteyshenkilö- ja asiakasrekisteri sisältää yhteisöjäsentemme johdon ja työntekijöiden tietoja. Siinä on rekisteröity seuraavat tiedot:

  • nimi, titteli, yritys, asema organisaatiossa, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • asiakashistoria (esim. yhteydenotot, tilaisuuksiin osallistuminen)
  • mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot

Tiedotejakelurekisteri sisältää yhteisöjäsentemme ja yhteistyökumppaneiden johdon ja työntekijöiden tietoja

  • nimi, yritys ja sähköpostiosoite

Uutiskirjerekisteri sisältää Pellervon uutiskirjeen tilanneista seuraavia tietoja

  • nimi ja sähköpostiosoite

Lisäksi Pellervon järjestämiin tilaisuuksiin ja koulutuksiin ilmoittautuneista ja osallistuneista henkilöistä kerätään osallistujien ilmoittamia tietoja, joita ovat

  • nimi ja sähköpostisoite, puhelinnumero, kotipaikka ja laskutusosoite

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai heidän edustamaltaan organisaatiolta Pellervon jäsenyyteen liittyen, palvelujen käytön kautta sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja tapahtumien yhteydessä. Asiakkaaseen liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa asiakkaalle informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista ulkoisista tietolähteistä.

Henkilötietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä, kuten toimintakertomuksista.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Pellervon yhteistyökumppaneille, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin käyttötarkoitusta, Pellervon yleishyödyllistä toimintaa ja siihen pohjautuvaa oikeutettua etua.

Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla, sekä historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu ei-tunnistettavissa olevaan muotoon.

Tietoja voidaan luovuttaa Pellervon omistusyhteisöille ja yhteistyökumppaneille

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muilla tieto-turvan toimialalla yleisesti hyväksyttävillä teknisillä keinoilla suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen keräämiseen ja käsittelyyn voi vaikuttaa usein eri tavoin.

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Asiakkaan pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen

Asiakas voi saada toimittamansa henkilötiedot siirretyksi itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Tällöin edellytyksenä on että

kyse on tiedoista, jotka asiakas on toimittanut itse Pellervolle

tietoja käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.

Evästeiden estäminen

Asiakkaalla on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen.

Evästeiden tyhjentäminen

Asiakas voi tyhjentää evästeet selaimen asetuksista. Tyhjentämällä evästeet säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa sitä tunnistetta, jonka perusteella käyttäjän profiili muodostuu. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta tiedon keruuta kokonaan, vaan pikemminkin nollaa aikaisempiin käyttäytymistietoihin perustuvan profiilin.

Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin kielto-oikeus

Asiakas voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia sekä siihen liittyvän profiloinnin varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

Vastustamisoikeus ja käsittelyn rajoittaminen

Asiakas voi henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Tietojen käsittelyä voidaan myös rajoittaa siksi ajaksi, kun arvioimme perusteita tietojen käsittelyn vastustamiselle. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.

Suostumuksen peruuttaminen

Asiakas voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen toimisto@pellervo.fi tai kirjallisesti Osuustoimintakeskus Pellervo ry, PL77, 00101 Helsinki.

Valitusoikeus

Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html.

9. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.  Lähtökohtaisesti asiakastietoja säilytetään 4 vuotta jäsen-, asiakas- ja/tai sopimussuhteen tai viimeisimmän interaktion (esimerkiksi yhteydenotto, tilaisuuteen osallistuminen, tilaus) päättymisen jälkeen, paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Evästeet ja selailun seuranta

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkosivustot tallentavat tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi, kun käyt sivustolla. Evästeet tallentavat erilaisia tietoja laitteestasi; esimerkiksi selaimen kielen, laitteen sijainnin ja tekniset ominaisuudet.

Käyttämämme Google Analytics -analytiikkapalvelu tallentaa evästeitä laitteellesi, jota käytämme kerätäksemme ja tutkiaksemme tietoja siitä, miten sivustoa käytetään ja miten voimme parhaiten tarjota käyttäjillemme heidän tarvitsemiaan tietoja.

Evästeitä ei käytetä henkilöllisyyden tunnistamiseen, evästeitä käytetään ainoastaan edellä kuvattuun tarkoitukseen.

Jos et halua vastaanottaa Google Analyticsin evästeitä, voit estää ne valitsemalla selaimessasi evästeet estävän asetuksen.

Estä Google Analytics-kävijäseurannan käyttö sivustollamme

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pellervo kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.