Yrityksen koosta riippumatta vastuullisuustyö lähtee prosessista, jossa tunnistetaan ja määritellään mitkä taloudelliseen, sosiaaliseen ja ympäristökestävyyteen sekä hyvään hallintoon liittyvät asiat vaikuttavat osuuskunnan liiketoimintaan ja miten se itse vaikuttaa ympäröivään yhteiskuntaan. Näistä priorisoidaan tärkeimmät. Se on kriittistä, jotta osuuskunnan huomio, resurssit, toimenpiteet ja osaaminen voidaan suunnatta oikein ja tehokkaimmin.
Tarkoituksena on vähentää liiketoimintariskejä, mutta erityisesti löytää liiketoimintamahdollisuuksia sekä optimoida ne positiiviset vaikutukset, joita osuuskunnalla voi yhteiskunnallisesti olla. Aiheiden tulisi erityisesti olla sellaisia, jotka vaikuttavat yrityksen ulkopuolella oleviin ihmisiin ja ympäristöön, mutta osuuskunnan tapauksessa myös sellaisia, jotka vaikuttavat jäseniin.
Kestävyysteemoja ovat esimerkiksi:
- Ympäristövaikutukset ja luonnonvarojen käyttö
- Hiilijalanjäljen pienentäminen ja ilmastonmuutoksen hillitseminen
- Vesivarantojen hallinta ja vedenkulutus
- Energiatehokkuus ja uusiutuvien energialähteiden käyttö
- Jätteiden vähentäminen ja kierrätys
- Biologisen monimuotoisuuden suojelu ja ekosysteemipalvelut
- Ihmisoikeudet koko arvoketjussa
- Työntekijöiden hyvinvointi ja turvallisuus
- Työvoiman monimuotoisuus
- Vastuullinen tuotekehitys
- Yhteisöjen kehittäminen ja paikallinen vaikutus
- Eettinen liiketoiminta ja läpinäkyvyys
- Toimittajien ja alihankkijoiden valvonta ja vastuullisuus
- Sidosryhmävuorovaikutus ja kuunteleminen
- Digitalisaation vaikutukset ja tietoturva
- Koulutus ja osaamisen kehittäminen
Olennaisuusanalyysi tarkoituksena on siis auttaa tunnistamaan ja ymmärtämään yritykseen vaikuttavat kestävyysaiheet mahdollisimman kattavasti ja monipuolisesti: missä osuuskunnalla on riski- ja mahdollisuusnäkökulmasta suurin vaikutus.
Jälleen kerran sidosryhmien osallistaminen on tärkeää (ks. lisää kohta 3). Hyvä analyysi sisältää dialogia ja palautetta niin sisäisiltä kuin ulkoisilta sidosryhmiltä. Olennaisuuksien tunnistaminen myös viestii jäsenille ja työntekijöille, mitä vastuullisuus osuuskunnalle tarkoittaa.
Oikeanlainen analyysi riippuu osuuskunnan omista tarpeista ja kulttuurista. Se voidaan tehdä isosti tai pienesti ja dataa voi hankkia laadullisesti tai määrällisesti. Tärkeintä on huomioida ainakin seuraavat:
- Mitkä ovat toimintaympäristön vaatimukset ja eri kestävyysteemojen yhteiskunnalliset kehityspolut? Miten sääntely tulee vaikuttamaan eri teemoihin?
- Mitä kilpailijat samalla toimialalla tekevät? Mitä asiakkaiden tai oman arvoketjun muiden toimijoiden olennaisuusanalyysit paljastavat?
- Tehkää ensin laaja lista mahdollisista kestävyysaiheista ja osallistakaa tärkeimpiä sidosryhmiä. Mitkä ovat heidän odotuksensa tärkeimmistä vastuullisuusteemoista?
- Ulkopuolinen analyysin tekijä voi varmistaa sidosryhmien puolueettoman ja luottamuksellisen osallistamisen.
- Dokumentoikaa käytetty metodologia.
- Ennen sidosryhmien osallistamista miettikää, miten haluatte esittää olennaisuusanalyysin: x- ja y-akseleiden matriisi vai jokin muu.
- Määritelkää mistä aikajänteestä puhutaan: mitkä aiheet ovat nyt tärkeitä vai mitkä voivat tulevaisuudessa olla sellaisia?
- Viestinnällisesti tulokset on myös tärkeä visualisoida.
KUVA: olennaisuusmatriisi-esimerkki (kuva myöhemmin)
Olennaisuusanalyysin avulla voidaan löytää myös parhaat mittarit ja analyysi on myös olennainen osa kestävyysraportointia (ks. lisää kohta 6). Analyysi tulisi tehdä vähintään 2–3 vuoden välein.
Kriittinen viimeinen vaihe on analyysin tulosten jalkauttaminen eli varsinaisten kestävyystavoitteiden määrittely analyysin pohjalta. Tavoitteiden tulisi auttaa ohjaamaan osuuskunnan toimintaa huomioimaan suurimmat riskit ja mahdollisuudet sekä johtaa keskustelemaan uusista, paremmista ja erilaisista lähestymistavoista, joilla olennaisiin kestävyysteemoihin voidaan entistä paremmin vastata.
Osuuskunnan on tärkeä määritellä realistinen kunnianhimon taso kestävyydessä:
- Missä osuuskunta on nyt, missä haluatte olla ja milloin?
- On myös äärimmäisen tärkeää, että kestävyystavoitteet ja liiketoimintatavoitteet ovat linjassa, muuten vastuullisuus jää sivurooliin eikä ole aidosti osa tekemistä.
- Toisaalta hyvät tavoitteet ovat kunnianhimoisia, muutokseen johtavia sitoumuksia, joiden saavuttaminen voi tavoitteita laadittaessa olla osuuskunnallekin vielä epävarmaa.