Vastuullisuuden toimeenpano on tehokkainta yrityksessä, jolla on vahva, positiivinen kulttuuri sekä sitoutuneet jäsenet ja työntekijät. Arvopohjaisina, tasa-arvoon ja yhteisöllisyyteen perustuvina yrityksinä osuuskuntien tulisi panostaa erityisesti kulttuuriin, joka tukee kestävyyttä, on osallistava ja voimaannuttava. Jos organisaatiokulttuuria ei suunnitella, sellainen muodostuu kyllä itsestään ja silloin lopputulos ei välttämättä ole toivotunlainen.
Kestävää kulttuuria rakennettaessa osuuskunnassa tulisi huomioida seuraavat asiat:
- Miettikää millaista käyttäytymistä ja toimintatapoja tulisi rohkaista
- Sitoutukaa jatkuvaan oppimiseen ja vahvistakaa osaamista säännöllisillä koulutuksilla
- Kehittäkää tehokasta tiedolla johtamista, joka helpottaa myös hyvien käytänteiden nopeaa jalkauttamista
- Läpinäkyvä ja vastuunottava organisaatio on avoin kehittämiskohteistaan ja eteen tulevista haasteista
- Kestävyyden sisäistäminen ei voi olla pelkkää vähittäistä parantamista, vaan fundamentaalista muutosta, joka vaatii innovointia
- Kestävä kulttuuri ei ole koskaan jäykkä. Kaikilla tulisi olla mahdollisuuksia osallistua ongelmanratkaisuun yhdessä ja osuuskunnassa tulisi edistää sisäistä yrittäjyyttä
- Miettikää rekrytointi- ja jäsenhankintakriteerit: valitkaa ihmisiä, jotka jakavat osuuskunnan arvot.
- Panostakaa perehdyttämiseen niin, että kestävyystavoitteet, arvot ja eettiset ohjeet ovat alusta alkaen sisäistetty ja odotukset selvät.
Osuuskunnan voi olla hyödyllistä tehdä oma eettinen ohjeistus
Eettisessä ohjeistuksessa on hyvä olla selkeitä ohjeita ja periaatteita, jotka ohjaavat osuuskunnan toimintaa ja päätöksentekoa. Ohjeistuksen tulisi olla luonnollisesti linjassa osuuskunnan arvojen ja liiketoimintatavoitteiden kanssa. Eettinen ohjeistus voi sisältää esimerkiksi seuraavat:
- Ympäristövastuu: Ilmoita sitoutumisesta ympäristövastuulliseen toimintaan kuten kierrätykseen, energiatehokkuuteen ja kestäviin hankintoihin.
- Konfliktien välttäminen ja eturistiriitojen hallinta: Aseta selvät säännöt ja menettelytavat eturistiriitojen hallintaan ja välttämiseen, erityisesti tilanteissa, joissa jäsenten intressit voivat olla ristiriidassa osuuskunnan etujen kanssa.
- Rehellisyys ja läpinäkyvyys: Korosta osuuskunnan sitoutumista avoimuuteen kaikissa viestinnän muodoissa oli kyse sitten markkinoinnista, asiakaspalvelusta tai sisäisestä viestinnästä.
- Oikeudenmukaisuus ja syrjimättömyys: Varmista, että kaikki osuuskunnan toiminta perustuu tasapuolisuuteen ja syrjimättömyyteen oli kyse sitten jäsenistä, työntekijöistä, asiakkaista tai yhteistyökumppaneista.
- Tietosuoja ja tietoturva: Korosta sitoutumista jäsenten, asiakkaiden ja työntekijöiden tietosuojan kunnioittamiseen sekä tietoturvan ylläpitoon.
- Koulutus ja tietoisuus: kerro jäsenten ja työntekijöiden kouluttamisesta ja tiedottamisesta liittyen eettisiin käytäntöihin ja ohjeisiin
- Seuranta ja valvonta: Määritä menettelytavat eettisten käytäntöjen seurantaan ja valvontaan, mukaan lukien raportointimekanismit epäeettisestä toiminnasta ilmoittamiseen ja asianmukaisiin seuraamuksiin.
On tärkeää, että jäsenet ja työntekijät osaavat tunnistaa epäeettisen käytöksen ja toiminnan ja kertoa siitä esihenkilölle tai ilmoittaa anonyymisti tätä varten luodun ilmoituskanavan kautta. Osuuskunnassa tulisi olla ilmapiiri, joka rohkaisee jäseniä ja työntekijöitä ilmoittamaan huolenaiheistaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Jos organisaatiossa on käytössä hyvät ja selkeät eettisen päätöksenteon työkalut, on vaikeissa ja epäselvissä tilanteissa helpompi toimia.
On tärkeää, että eettistä ohjeistusta päivitetään säännöllisesti vastaamaan muuttuvia tarpeita ja odotuksia. Tämä tapahtuu usein parhaiten keskustelemalla ohjeistuksen toteuttamisesta käytännössä ja jakamalla tarinoita siitä, miten sitä käytetään osuuskunnassa.
Vaikka osuuskunnan kulttuuri tuntuisi hyvältä, on väärin ajatella, että se ei enää tarvitsisi huomiota. Hyvän kulttuurin ylläpitäminen on jatkuva työ.
Hyvä hallinto
Osuuskunnan erityispiirteet liittyvät erityisesti sen demokraattiseen jäsenhallintoon. Vaikka päätökset tehtäisiin pienessä yrityksessä hyvinkin kollektiivisesti, hallituksella on aina lopullinen vastuu. Ja yritysvastuussa hyvällä hallinnolla (ESG-kontekstissa kirjain G eli governance) on erityisen tärkeä rooli. Hyvä hallinto tarkoittaa tässä kontekstissa siis sitä prosessia, jolla osuuskunnan hallitus pitää huolen, että yrityksen vastuut liittyen sosiaaliseen, ympäristö- ja talousvaikutuksiin on hoidettu kunnolla ja että osuuskunnan kestävyystavoitteet saavutetaan.
Osuuskunnan hallituksen on osoitettava, että se ymmärtää kestävyysnäkökulmia, puolustaa osuuskunnan arvoja ja toimii muutenkin kestävästi. Mitä suuremmaksi osuuskunta kasvaa ja mitä laajempaa sen toiminta on, sitä tärkeämmäksi myös hallituksen rooli nousee. On tärkeä, että osuuskunnassa mietitään hyvissä ajoin mikä osuuskunnan hallituksen rooli ja lähestymistapa on kestävyyteen ja että seuraavat asiat on huomioitu:
- Miten varmistetaan hallituksen kestävyysosaaminen? Laatikaa hallituksen osaamismatriisi: mitä osaamista jokaisella on oltava, mitä tiettyä osaamista yksittäisillä jäsenillä on?
- Tarvitseeko hankkia uusia jäseniä, palkata uusia osaajia, nostaa esiin osaajia organisaation sisältä vai tarjota kouluttautumismahdollisuuksia?
- Miten vastuullisuusasioita hoidetaan? Onko hallituksen sisällä erillinen vastuullisuustyöryhmä tai sellainen, jossa on mukana myös rivijäseniä? Onko hallituksen jäsenillä jokaisella oma vastuualue kestävyyskysymyksistä?
- Olisiko hyvä saada ulkopuolinen kestävyyspaneeli, joka neuvoo hallitusta vastuullisuusasioissa?
- Onko hallituksen koostumus riittävän monimuotoinen?
- Seurataanko kestävyystavoitteita laajasti ja jatkuvasti vai osana ”muita asioita”?
Osuuskunnan tulisi säännöllisesti arvioida:
- Jäsenhankintaa. Miten markkinoitte osuuskuntaa potentiaalisille jäsenille tai työntekijöille?
- Miten kestävyys on sisällytetty perehdytykseen?
- Puhutaanko kestävyystavoitteista ja sitoumuksista säännöllisesti? Rohkaistaanko jäseniä ja työntekijöitä kyseenalaistamaan tavoitteita ja toimintatapoja, jotta niitä voitaisiin edelleen parantaa?