Suomen hallituksen 16.3.2020 tekemää päätöstä yli 10 henkilön julkisten kokoontumisten kieltämisestä on täsmennetty siten, että se koskee kokoontumislaissa tarkoitettuja yleisiä kokouksia ja yleisötilaisuuksia. Toistaiseksi Suomen hallitus ei ole turvautunut valmiuslain antamaan mahdollisuuteen määrätä väestön suojaamiseksi ankarampia liikkumis- ja oleskelurajoituksia.
Osuuskunnan tai edustajiston kokous tai muu osuuskunnan hallinnon kokous ei lähtökohtaisesti ole sellainen kokoontumislaissa tarkoitettu tilaisuus, jonka pitämistä hallituksen päätöksellä on rajoitettu. Vaikka kokoontumisrajoitukset eivät toistaiseksi koskekaan osuuskuntien pitämiä kokouksia, hallitus antoi kuitenkin vahvan suosituksen siitä, että myös muut tahot ottaisivat huomioon kokoontumisrajoitukset. Koronaviruksen tartuntariski on sama, olipa kyseessä yksityinen tai julkinen kokoontuminen. Ainakin osa listayhtiöistä onkin jo siirtänyt yhtiökokouksiaan myöhemmin ilmoitettavaan ajankohtaan.
Etäosallistuminen osuuskunnan/edustajiston kokoukseen
Hallituksen ja hallintoneuvoston päätöksenteko on aina mahdollista järjestää fyysistä kokousta pitämättä esimerkiksi puhelinkokouksena, sähköpostilla tai kierrättämällä päätöspöytäkirja jäsenten allekirjoitettavana.
Sen sijaan osuuskunnan tai edustajiston kokous on osuuskuntalain mukaan aina pidettävä osuuskunnan kotipaikassa, säännöissä määrätyllä paikkakunnalla tai erittäin painavista syistä muullakin paikkakunnalla. Laki on tältä osin ehdoton, kokous on aina pidettävä jossain fyysisessä kokouspaikassa. Jäsenen oikeutta osallistua kokoukseen ei voida rajoittaa. Pelkästään etäyhteyksillä järjestetty osuuskunnan/edustajiston kokous ei ole mahdollinen.
Jäsenelle kuitenkin voidaan antaa mahdollisuus osallistua kokoukseen etäyhteydellä. Hallitus voi aina päättää mahdollisuudesta etäosallistumiseen. Osuuskuntalaissa ei rajoiteta tapoja, joilla osuuskunnan/edustajiston kokoukseen voi osallistua. Siinä mainitaan postin, tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen käyttö, mutta tekniset apuvälineet eivät rajoitu näihin. Esimerkiksi osakeyhtiöiden osalta esimerkiksi puhelinkokousta on pidetty hyväksyttävänä tapana järjestää yhtiökokous.
Etäosallistumisesta, sen käyttämisen edellytyksistä, siihen liittyvistä jäsenen puhevallan käyttämisen mahdollisista rajoituksista sekä siinä noudatettavasta menettelystä on mainittava kokouskutsussa. Etäosallistumisessa jäsenen tunnistaminen ja ääntenlaskennan oikeellisuus on voitava varmistaa yhtä luotettavasti kuin perinteisessä fyysisessä osuuskunnan/edustajiston kokouksessa.
Käytännössä jäsenten osallistumismahdollisuuden järjestäminen etäyhteydellä on järjestettävissä lähinnä pienissä osuuskunnissa sekä niissä osuuskunnissa, joissa on edustajisto.
Kokousten siirtäminen
Jos kokouskutsua osuuskunnan/edustajiston kokoukseen ei ole vielä toimitettu, kokous kannattaa nykytilanteen valossa pitää niin myöhään kuin se osuuskuntalain tai sääntöjen mukaan on mahdollista. Siinäkin tapauksessa, että kokouskutsut on jo ehditty toimittaa, voi koollekutsuja (hallitus/hallintoneuvosto) päättää peruuttaa kokouksen. Päätös kokousajankohdasta kannattaa tehdä aikaisintaan 13.4. jälkeen, kun Suomen hallituksen koronavirustilanteen vuoksi linjaamat toimenpiteet tämän hetkisen tiedon perusteella päättyvät.
Vaihtoehdot koollekutsuja harkinnassa
Päätösvalta kokouksen pitämisestä tai sen siirtämisestä on kokouksen koollekutsujan harkinnassa. Päätöksenteossa kannattaa ottaa huomioon, voiko kokouksen lykkäämisestä aiheutua (merkittävää) vahinkoa ja onko mahdollista ryhtyä terveysriskin välttämiseksi ja jäsenten osallistumisen näissä oloissa turvaaviin etäosallistumis- ja muihin järjestelyihin osuuskunnan kannalta tarkoituksenmukaisin ja kohtuullisin kustannuksin.
Osuuskuntalakia (tai muitakaan yhteisölakeja) säädettäessä ei ole otettu huomioon sellaista mahdollisuutta, että kokouksen järjestämisestä lain ja sääntöjen mukaisesti voisi aiheutua niin merkittävää vaaraa suurelle osalle jäsenistä, että heillä on perusteltu syy olla osallistumatta kokoukseen, ja että vaara ilmenee niin nopeasti, että kokouksen järjestäjillä ei käytännössä ole mahdollisuutta järjestää etäosallistumista kaikkia jäseniä yhdenvertaisesti kohtelevalla tavalla. Tällä on todennäköisesti merkitystä, jos kokouksen järjestämisen lykkäämisen perusteella hallitukselta vaadittaisiin vahingonkorvausta kokouksen lykkäämisen tai päätösten lykkäytymisen perustella.
Kokouksen pitäminen osuuskuntalaissa tai säännöissä edellytetyn määräajan jälkeen
Kukaan meistä ei osaa tässä vaiheessa sanoa, miten tilanne tulee kehittymään. Osuuskunnat voivat kuitenkin joutua myös sen tilanteen eteen, ettei kokouksia voida pitää lain tai sääntöjen edellyttämässä määräajassa. Tällä ei ole vaikutusta kokouksessa tehtyjen sinällään lainmukaisten päätösten laillisuuteen. Myös riski siitä, että hallituksen tai hallintoneuvoston jäsen joutuisi vahingonkorvausvastuuseen viivästyksestä aiheutuvasta vahingosta on lähinnä teoreettinen ottaen huomioon tämän hetkiset poikkeusolot.
Lisätietoja antaa tarvittaessa lakiasiainjohtaja Anne Kontkanen, p. 040 6875116, anne.kontkanen(a)pellervo.fi