Kari Huhtala: Hyvä hallinto osuuskunnissa
1. Jäsenten sitoutumista ja osallistumista tulee vahvistaa.
Jäsenten ajankäytöstä suhteessa omaan osuuskuntaan kilpailevat monet asiat. Jäsenmäärältään kasvavissa ja isoissa osuuskunnissa on lisäksi vaarana jäsenten passivoituminen ja etääntyminen. Näistä syistä osuuskunnan tulee jatkuvasti ylläpitää ja vahvistaa jäsenten sitoutumista organisaatioonsa ja sen palvelujen käyttöön.
Jäsenten kiinnostus osallistua osuuskunnan kokouksiin ja hallinnon työskentelyyn on myös vaarassa heikentyä. Osuuskunnan tulee aktiivisesti vahvistaa jäsenten halukkuutta osallistua toimintaan ja asettua ehdolle luottamushenkilötehtäviin.
Jäsenten sitoutumista ja osallistumista edistää osuuskunnan hyväksymä jäsenstrategia (ks. kappale 5.).
2. Hallinnon rakenteiden toimivuus tulee säännöllisesti arvioida.
Kullekin osuuskunnalle soveltuva hallinnon rakenne (Kuvat 2-5) riippuu osuuskunnan tarpeesta ja tilanteesta. Näitä ovat esimerkiksi osuuskunnan koko ja toiminnan luonne. Vaikka hallinnon rakenteita ei yleensä usein muuteta, on rakenteen toimivuutta hyvä tarkastella säännöllisesti. Rakenteen muuttamistarve voi syntyä esimerkiksi jäsenmäärän kasvusta tai pienenemisestä, investoinneista, fuusioista tai muista järjestelyistä. Hallinnonrakenteeseen kuuluu myös toimielimissä olevien henkilöiden määrä, jota tulee arvioida etenkin osuuskunnan muutostilanteissa.
Osuuskunnan on pidettävä huolta sääntöjensä ajantasaisuudesta siten, että ne eivät ole rajoittamassa tämän suosituksen tavoitteiden toteutumista.
3. Hallintoelinten jäsenten valintoja valmistelee nimitystoimikunta, jolla on kirjallinen tehtävänkuva.
Mikäli osuuskunnan säännöistä ei muuta johdu, nimitystoimikunnan perustamisesta päättää se toimielin, jonka lukuun toimikunta valintoja valmistelee. Sama toimielin päättää toimikunnan tehtävänkuvan. Nimitystoimikunnan jäsenet koostuvat a) pysyvistä asemansa puolesta valittavista henkilöistä (esimerkiksi hallintoneuvoston puheenjohtaja) sekä b) määrävälein vaihtuvista muista henkilöistä. Erovuoroisuuskäytäntö kirjataan toimikunnan tehtävänkuvaan.
Mikäli osuuskunta ei toiminnan tai jäsenmäärän vähäisyyden takia tai muusta syystä katso nimitystoimikuntaa tarpeelliseksi, on silti suositeltavaa noudattaa kappaleessa 3 kuvattua valintaprosessikaaviota.
Osuuskunnan on pidettävä huolta sääntöjensä ajantasaisuudesta siten, että ne eivät ole rajoittamassa tämän suosituksen tavoitteiden toteutumista.
4. Osuuskunnan hallintoneuvosto toimii omistajan äänenä hallitukselle sekä viestinviejänä jäsenille.
Hallintoneuvoston tehtävänä on kiteyttää hajallaan olevan jäsenistön tahto yhtenäiseksi ääneksi. Tästä syntyvät omistajastrategia ja omistajaohjaus. Hallintoneuvosto toimii osuuskunnan jäsenten ja hallituksen välisenä aktiivisena linkkinä, joka välittää jäsenten tarpeet hallituksen suuntaan ja tarvittaessa viestii hallituksen päätöksistä jäsenistön suuntaan.
5. Osuuskuntaan valitaan monipuolinen, osaava ja strategisesti toimiva hallitus.
Monipuolisesti koostuva hallitus suoriutuu tehtävistään paremmin kuin sellainen, jonka koostumus on yksipuolinen. Hallituksen valinnan tueksi osuuskunnan kannattaa laatia kyvykkyyskriteeristö, jonka tekemisessä hyödynnetään tämän oppaan kappaleen 3 sisältöä. Hallituksen jäseniä valittaessa on tärkeä huomioida, että valittavilla henkilöillä on kyky ja motivaatio suuntautua strategiseen työskentelyyn.
Osuuskunnan on pidettävä huolta sääntöjensä ajantasaisuudesta siten, että ne eivät ole rajoittamassa tämän suosituksen tavoitteiden toteutumista.
6. Hallitusta valittaessa otetaan riittävässä määrin huomioon ulkoinen toimintaympäristö ja osuuskunnan sisäiset tilannetekijät.
Ulkoisia toimintaympäristöön liittyviä tekijöitä ovat esimerkiksi markkinatilanteen kehitys, lainsäädännön ja muun sääntelyn kehitys, ihmisten arvostusten kehittyminen tai yleinen yhteiskunnallinen kehitys. Sisäisiä tekijöitä ovat osuuskunnan oma kehityksen vaihe, tulevat investoinnit tai rakenteiden muutokset. Hallituksen olemassa olevaa kyvykkyyttä ja sen puutteita tulee arvioida valintatilanteessa huomioiden ulkoiset ja sisäiset tilannetekijät.
7. Hallituksen ja muiden toimielinten tulee kehittää toimintaansa hyödyntämällä arviointimenettelyä (itsearviointi).
Arviointimenettelyn on hyvä olla säännöllinen tapa kehittää hallituksen tai muun hallintoelimen työskentelyä. Tavallinen arviointirytmi on vuosittain tai joka toinen vuosi. Arviointimenettelystä on kerrottu tarkemmin tämän oppaan kappaleessa 5.
8. Hallinnon sisäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen käytännöt tulee sopia.
Osuuskunnan hallituksen tulee vastata siitä, että osuuskunnassa on sovittu hallituksen ja muiden toimielinten välisen viestinnän ja vuorovaikutuksen käytännöistä. Näitä ovat esimerkiksi kuka vastaa sisäisestä viestinnästä ja mitä kanavia käyttäen viestintä tapahtuu. Vuorovaikutukseen liittyvät hallitusta valvovan toimielimen puheenjohtajien osallistuminen hallituksen kokouksiin sekä hallituksen osallistuminen tai edustus muiden toimielinten kokouksissa. Tämän lisäksi on hyvä sopia muusta vuorovaikutuksesta kuten yhteiset seminaarit ja kokoontumiset.
9. Hallitus päättää vuorovaikutuksen käytännöistä toimivan johdon kanssa.
Hallituksen ja erityisesti sen puheenjohtajan vastuulla on sopia yhteydenpidon ja muun vuorovaikutuksen käytännöistä toimitusjohtajan/toiminnanjohtajan sekä osuuskunnan johtoryhmän kanssa. Tähän kuuluvat esimerkiksi kokousten valmistelukäytännöt, johtoryhmän jäsenten osallistuminen hallituksen kokouksiin sekä toimivan johdon raportointikäytännöt hallitukselle. Lisäksi johdon palaute- ja palkitsemisjärjestelmät on sovittava selkeästi.