Kari Huhtala: Hyvä hallinto osuuskunnissa
Keskenään samankokoisten ja samalla toimialalla toimivien osuuskuntien hallinto- ja toimielinten rakenteet ovat yleensä lähellä toisiaan. Rakenteiden erot syntyvät yleensä siitä, kuinka suuri osuuskunta on jäsenmäärältään sekä siitä, miten osuuskunnan tehtävä on määritelty. Jäsenet itse päättävät osuuskunnan rakenteesta ja tehtävästä, ja siksi rakennetta on hyvä aika ajoin arvioida ja jopa muuttaa.
Osuuskuntalain mukaan pakollisia hallintoelimiä ovat osuuskuntakokous ja hallitus. Lain mukaan osuuskunnan on vuosittain pidettävä vähintään yksi osuuskunnan kokous. Seuraavassa on esimerkkejä muutamista tavallisista hallintorakenteista.
Hallinnon perusmalli (Kuva 2) sisältää kaksi elementtiä: osuuskuntakokouksen ja hallituksen. Tällainen hallintomalli on tavallinen alkavassa tai jäsenmäärältään pienehkössä osuuskunnassa. Jäsenmalli on demokraattinen siinä mielessä, että jäsenillä on suora vaikutusvalta hallituksen ja esimerkiksi tilintarkastajien valintoihin. Myös hallituksen ja muun johdon valvonta ovat suoraviivaisia. Demokraattinen ohjaus voi kuitenkin jäädä heikoksi, jos jäsenet eivät osallistu osuuskuntakokoukseen tai eivät aktiivisesti asetu ehdolle hallitukseen.
Muunnellussa hallinnon perusmallissa (Kuva 3) ei ole osuuskuntakokousta, vaan sen tilalla on edustajisto. Muunnellussa mallissa jäsenten kosketus osuuskunnan hallitukseen ei ole yhtä suora kuin hallinnon perusmallissa. Toisaalta edustajiston jäsenet ovat yleensä osuuskuntakokousta paremmin informoituja osuuskunnan toiminnasta, koska osuuskunnat yleensä perehdyttävät ja kouluttavat edustajiston jäseniä.
Seuraava esimerkki kuvaa osuuskuntaa, jossa on kaksitasoinen hallintomalli (Kuva 4). Siinä jäsenten valitsema hallintoneuvosto valitsee hallituksen. Hallintoneuvostoa ei pidä sekoittaa edustajistoon, koska sillä on laissa määritelty erityinen johdon valvontatehtävä. Lisäksi hallintoneuvosto kuuluu juridisesti osuuskunnan johtoon, mikä asemoi sen lähemmäksi hallitusta kuin edustajiston. Käytännössä hallintoneuvosto kokoontuu useita kertoja vuodessa ja on sen vuoksi verraten hyvin informoitu hallituksen työskentelystä. Sille on voitu myös säännöissä siirtää päätösvaltaa asioissa, jotka osuuskuntalain mukaan kuuluvat hallituksen toimivaltaan.
Osuuskunnan kolmitasoinen hallintomalli (Kuva 5) sisältää hallintoneuvoston ja hallituksen lisäksi jäsenten valitseman edustajiston. Kolmitasoinen malli on laajin mahdollinen, ja se on tavallisin jäsenmäärältään isoissa osuuskunnissa. Sillä tavoitellaan toimivaa vuoropuhelua ja omistajaohjausta jäsenistön ja johdon välillä.
Mikä hallintomalli on sopivin yksittäiselle osuuskunnalle? Tähän ei ole yleispätevää vastausta. Hallintomalliin vaikuttavat ainakin seuraavat tekijät:
- jäsenten lukumäärä
- osuuskunnan maantieteellinen laajuus
- osuuskunnan tavoite ja tehtävä
- haluttu omistajapolitiikka
Jotta hallintomallien sopivuutta voi arvioida, on tunnettava eri toimi- ja hallintoelinten tehtävät ja roolit. Seuraavassa niitä käydään tarkemmin läpi
Hallitus – johtaja ja päättäjä
Hallitus on osuuskunnassa pakollinen hallintoelin. Hallituksen tulee lain mukaan huolehtia osuuskunnan hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa siitä, että kirjanpito ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty sekä edustaa osuuskuntaa.
Osuuskunnassa hallituksella on yleistoimivalta, eli hallitus johtaa osuuskuntaa ja päättää kaikista niistä asioista, jotka lain tai sääntöjen perusteella eivät kuulu osuuskuntakokoukselle tai muille toimielimille. Tämä koskee myös merkittäviä liiketoimintapäätöksiä. Hallituksen tehtävä on mitoittaa ja arvioida toiminnan riskit, jotta vahingoilta vältyttäisiin. Se valvoo operatiivista johtoa ja osuuskunnan taloutta. Lisäksi hallitus päättää osuuskuntalain mukaan muun muassa osuuskunnan jäsenten hyväksymisestä ja erottamisesta.
Hallituksen rooliin kuuluu johtaa osuuskuntaa siten, että osuuskunta on taloudellisesti suorituskykyinen ja että se toimii jäsenten odotusten mukaisesti. (ks. myös Kuva 1). Tähän liittyy osuuskunnan strateginen päätöksenteko, yhteistyössä muiden hallintoelinten kanssa, ja toimintaedellytysten luonti johdolle.
Hallituksen jäsenen tehtävä ei ole edistää hänet nimenneen tahon etuja, vaan sen osuuskunnan yhteistä etua, jonka hallituksessa hän on. Hallituksen jäseniä sitoo salassapitovelvollisuus osuuskuntaan ja sen liiketoimintaan liittyvissä asioissa. Keskeneräisistä asioista ei voi kertoa hallituksen ulkopuolisille. Hallituksen jäsen voi joutua liikesalaisuuden rikkomisesta tai oikeudettomasta käytöstä sekä vahingonkorvaus- että rikosoikeudelliseen vastuuseen. Salassapitositoumus voidaan pyytää hallituksen jäseneltä, mutta sen allekirjoittamisen tarkoitus on muistuttaa laissa olevasta velvollisuudesta.
Hallituksen suositeltava jäsenmäärä riippuu osuuskunnan koosta ja hallintomallista (esimerkiksi että onko hallintoneuvosto olemassa sekä toiminnan luonteeseen liittyvistä seikoista). Tyypillisesti hallituksessa on 5-10 jäsentä. Osuuskuntalain mukaan hallitukseen on valittava yhdestä viiteen jäsentä, mutta niistä voidaan poiketa osuuskunnan sääntömääräyksellä.
Hallituksen tehtävä on katsoa riittävän pitkälle tulevaisuuteen. Ei riitä, että suunnitellaan lähiviikkojen tai –kuukausien toimintaa tai edes kuluvaa vuotta. On katsottava tuleviin vuosiin ja ennakoitava riskejä ja mahdollisuuksia. Tätä kutsutaan strategiseksi johtamiseksi. Hyvä hallitus käyttää runsaasti aikaa osuuskunnan tulevaisuuden pohdintaan samalla kun se valvoo nykyistä ja mennyttä toimintaa.
Hallituksen puheenjohtajan roolista
Hallituksen puheenjohtajan valitsee yleensä hallitus keskuudestaan. Sääntöjen niin määrätessä valinnan tekee jokin muu hallintoelin. Puheenjohtajaksi tulee valita henkilö, joka nauttii luottamusta. Hänen tulee kyetä johtamaan asioita ja ihmisiä. Hänen tulee ymmärtää yrityksen tehtävä ja osuustoiminnan idea sekä kyettävä innostamaan ympärillä olevat ihmiset mukaan. Hänellä on oltava valmiudet johtaa kokouksia. On eduksi, että puheenjohtajalla on viestintätaitoja ja hän tulee toimeen erilaisten ihmisten kanssa. Koska tehtävässä voi joutua käsittelemään vaikeitakin asioita, on valittavalla puheenjohtajalla hyvä olla aiempaa kokemusta hallituksen jäsenyydestä sekä sopivasti paineensietokykyä.
Puheenjohtaja joutuu käyttämään selvästi enemmän aikaa osuuskunnan asioihin kuin muut hallituksen jäsenet. Hallituksen puheenjohtaja on yksi hallituksen jäsenistä ja hänellä on yksi ääni kuten muillakin. Äänten mennessä tasan hänen äänensä ratkaisee päätöksen.
Käytännössä puheenjohtajalla on paljon vaikutusvaltaa. Hän on näkyvä henkilö, joka toiminnallaan ja esiintymisellään luo kuvaa osuuskunnasta. Puheenjohtaja on toimitusjohtajan tärkeä työpari. Hän valmistelee kokouksia ja käy vuoropuhelua osuuskunnan asioista toimitusjohtajan kanssa. Hän voi käydä keskustelua myös esimerkiksi johtoryhmän jäsenten kanssa, jos hän on siitä toimitusjohtajan kanssa sopinut. Hän voi hallituksen valtuuttamana käydä keskusteluja myös työsuhdeasioista sekä käydä kehityskeskusteluita. Puheenjohtaja hyväksyy toimivan johdon henkilökohtaiset laskut. Jos organisaatiossa ei ole toimitusjohtajaa, puheenjohtaja usein hoitaa osuuskunnan juoksevia asioita.
Hallintoneuvosto – omistajaohjauksen keskiössä
Osuuskunnan hallintoneuvoston lakisääteinen tehtävä on valvoa hallituksen ja toimitusjohtajan vastuulla olevaa osuuskunnan hallintoa. Valvonnan työkaluja ovat erilaiset raportit, mutta myös hallinnon tarkkailuun erikoistuneita avustavia toimielimiä voidaan käyttää. Monissa osuuskunnissa hallintoneuvoston puheenjohtajat osallistuvat hallituksen kokouksiin ja ovat sitä kautta perillä hallituksen ja johdon toiminnasta. Joissakin osuuskunnissa hallintoneuvoston puheenjohtaja osallistuu kaikkiin hallituksen kokouksiin, mutta esimerkiksi osuuspankeissa on linjattu, että hallintoneuvoston puheenjohtaja on paikalla hallituksen kokouksissa vain silloin, kun käsiteltävä asiakohta sitä vaatii.
Hallintoneuvosto voi lain mukaan antaa hallitukselle ohjeita asioissa, jotka ovat laajakantoisia tai periaatteellisesti tärkeitä. Se voi myös päättää näistä asioista, mikäli asiasta on säännöissä näin määrätty. Tällaisia ovat esimerkiksi toiminnan merkittävä laajentaminen tai supistaminen tai kokonaan uudelle liiketoiminta-alueelle lähteminen.
Jos hallintoneuvosto pitäytyy vain lakisääteisiin tehtäviinsä, voi sen toiminnasta tulla passiivista jälkikäteisvalvontaa. Hallintoneuvostolla on halutessaan mahdollisuus ottaa merkittävä rooli osuuskunnan ohjaamisessa loukkaamatta hallituksen toimikenttää. Tällaisia rooleja ovat esimerkiksi:
- osuuskunnan perustehtävän ja osuustoiminnan idean sisäistäminen ja sen viestiminen sidosryhmille
- seuraamalla ja valvomalla sitä, että osuuskunnalla on ajantasainen strategia ja toiminta on sen mukaista
- hallituksen sopivasta ja toimivasta kokoonpanosta huolehtiminen
- hallituksen sparraaminen merkittävissä kysymyksissä etukäteen
- hallinnon sisäisen viestinnän sujuvuuden varmistaminen
- huolehtiminen osaltaan siitä, että osuuskunnan toiminta tähtää jäsenten edun toteutumiseen
- toimiminen kasvualustana hallituksen jäsenyyteen
Jos osuuskunnassa ei ole hallintoneuvostoa, joutuvat muut hallintoelimet toteuttamaan edellä mainittuja tehtäviä. Hallituksen tehtäväkenttä kasvaa, jos se joutuu suorituskyvyn lisäksi huolehtimaan jäsenistön etujen toteutumisesta ilman hallintoneuvoston apua.
Jos osuuskunnan jäsenmäärä on pieni, hallintoneuvosto ei useinkaan ole tarpeellinen, koska valvonta- ja muut tehtävät voidaan hoitaa muilla keinoin.
Hallintoneuvoston tehtävä on vaativa. Se joutuu joskus lyhyelläkin varoitusajalla ottamaan kantaa isoihin kysymyksiin, kuten fuusiot, toiminnan laajentaminen ja supistaminen, kriisitilanteet tai esimerkiksi hallituksen ja toimitusjohtajan toimintakyky. Hallintoneuvoston tulee jatkuvasti pohtia ja valvoa kahta kysymystä: onko osuuskunnalla ajantasainen strategia ja noudattaako osuuskunta hyväksyttyä strategiaa.
Tapausesimerkki: Hallintoneuvosto kasvattaa osuuskuntaan osaajia
”Hallintoneuvostolla on meillä perinteisesti ollut vahva rooli. Siinä missä hallitus edustaa huippuosaamista ja päättää operatiivisesta toiminnasta, hallintoneuvosto laajentaa päätöksenteon pohjaa, koska siinä ovat edustettuina kaikki jäsenryhmät.
Hallintoneuvosto toimii kentän silminä ja korvina. Sen jäsenillä on matala kynnys ottaa yhteyttä hallitukseen ja toimihenkilöihin, ja näin jäsenkunnan etu tulee osuuskunnassa huomioiduksi. Viestit kulkevat myös toiseen suuntaan. Noin kolme kertaa vuodessa pidettävissä kokouksissaan hallintoneuvoston jäsenet saavat tietoa osuuskunnassa meneillään olevista asioista ja markkinoiden taustoista.
Hallintoneuvoston tärkein tehtävä on nimittää vuosittain osuuskunnan hallitus, valita sille puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja, sekä valita edustajat niiden yhteisöjen kokouksiin, joissa osuuskunta on omistajana. Se myös nimittää vuosittain tarkastusvaliokunnan tarkastelemaan hallituksen toimintaa.
Hallintoneuvoston tehtäviin kuuluu sääntöjen mukaan myös nimittää toimitusjohtaja ja päättää hänen erottamisestaan. Hallintoneuvosto on hyvä paikka kasvaa osuuskunnan muihin luottamustehtäviin.”
Jäsenten päätösvaltaa käyttää osuuskunnan kokous
Jäsenistön ylintä päätösvaltaa käyttää laissa ja osuuskunnan säännöissä määrätyissä asioissa joko osuuskuntakokous tai sen korvaava edustajisto. Osuuskunnan kokouksen ja edustajiston kokouksen lakisääteinen tehtävä ja rooli ovat käytännössä samat: ne päättävät muun muassa tilinpäätöksen hyväksymisestä ja johdon vastuuvapaudesta, hallintoelinten jäsenten valinnoista ja tilin- tai toiminnantarkastajien valinnasta. Lisäksi niille kuuluvat aina päätökset osuuskunnan sääntömuutoksista.
Miksi sitten käytetään edustajistoja osuuskuntakokouksen sijasta? Yksi perustelu liittyy jäsenaktiivisuuteen. Monissa osuuskunnissa iso osa jäsenistä on passiivisia tai heikosti informoituja osuuskunnan toiminnasta. Huolta on aiheuttanut pieni osallistumismäärä ja sitä myötä jäsendemokratian kaventuminen. Edustajistot ovat jäsenten vaaleilla valitsemia elimiä. Käytäntö on osoittanut, että posti- tai muiden etä-äänestystapojen avulla huomattava osa jäsenistä äänestää ja siten parantaa jäsendemokratian toteutumista. Toinen edustajiston etu liittyy siihen, että niiden jäsenille voidaan tarjota koulutusta ja näin parantaa heidän tietotasoaan ja ymmärrystään osuuskunnasta. Tätä voidaan kutsua jäsendemokratian ammattimaistumiseksi. Kolmanneksi isojen osuuskuntien on varsin hankalaa järjestää osuuskuntakokouksia, jolloin edustajisto on toimivampi malli.
Monet osuuskunnat haluavat säilyttää perinteisen osuuskunnan kokousmallinsa. Tähän voi olla syynä jäsenmäärän pienuus tai se, että osuuskunnan resurssit eivät riitä kovin raskaan hallintomallin pyörittämiseen. Jotkut myös näkevät, että osuuskuntakokousmallissa jäsenistön ääni kuuluu suoremmin kuin edustajistomallissa.
Yhteenveto:
- Jäsenet päättävät hallinnon rakenteesta.
- Pakollisia elimiä ovat osuuskuntakokous ja hallitus (hallinnon perusmalli).
- Muunnellussa hallinnon perusmallissa osuuskuntakokouksen sijalla on edustajisto.
- Kaksitasoisessa hallintomallissa on mukana hallintoneuvosto ja hallitus.
- Kolmitasoisen mallin muodostavat edustajisto, hallintoneuvosto ja hallitus.
- Hallitus on johtaja ja päättäjä, sen vastuu on suuri.
- Hallintoneuvosto valitsee ja valvoo, mutta myös sparraa ja ohjaa.
- Edustajisto voi korvata osuuskuntakokouksen jäsenten päätösvaltaa käyttävänä toimielimenä.