Kari Huhtala: Hyvä hallinto osuuskunnissa
Osuuskunta rakentuu jäsenyyksille. Osuuskunnan omistajuus ja valvonta ovat hajaantuneet ja hallinnointi noudattaa demokraattista jäsen/ääni -periaatetta. Tällainen organisaatiorakenne edellyttää toimivia hallintoprosesseja, joiden avulla organisaatiota ohjataan.
Esimerkin osuuskunnalla on kahdeksan hallituksen kokousta vuodessa. Lisäksi vuosikellossa on hallituksen strategiaseminaari ja koko hallinnon kesäseminaari. Hallituksella on vakiokokouksia ja sellaisia kokouksia, joissa on jokin teema. Lisäksi vuosikelloon on kirjattu ajankohdat edustajiston kokouksille ja valiokuntien kokouksille.
Hallituksen vakiokokous
Vakiokokous tarkoittaa kokousta, jonka asialista sisältää tietyt, toistuvat pykälät.
Hallituksen vakioesityslista (malli)
1. Kokouksen avaus
2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
3. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi
4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
5. Tiedotusasiat (tiedoksi)
• edellisten kokousten päätösten toimeenpanon tilanne
• katsaus ajankohtaiseen toimintaan
• tapahtumat ja kalenteriasiat
• muut viestintäasiat
6.Talouskatsaus (tiedoksi)
7.Henkilöstöasiat (tiedoksi)
8. Toimintasuunnitelman toteuma ja tarvittavat korjausliikkeet (keskusteluun ja päätettäväksi)
9. Jäsenasiat (päätösasia)
10. Muut mahdolliset asiat
11. Kokouksen päätös
Vakioesityslistassa on hyvä myös näkyä kunkin pykälän luonne. Kokouksissa on käytännössä kolmenlaisia asioita:
- Tiedoksi-asiat. Nämä sananmukaisesti tuodaan kokoukselle tiedoksi. Useimmiten esittelijänä on toimitusjohtaja tai hallituksen puheenjohtaja. Tiedoksi-asioista ei yleensä käydä keskustelua, jollei puheenjohtaja erikseen siihen anna mahdollisuutta. Asioita voidaan tuoda tiedoksi kokoukselle myös etukäteen lähetetyn asialistan yhteydessä, mikä tehostaa ajankäyttöä itse kokouksessa.
- Keskusteluasiat. Nämä ovat aiheita, joista nimenomaan hallitus keskustelee. Ne voivat olla toimintaan liittyviä uusia avauksia, esiin nousseita ongelmakysymyksiä tai vaikkapa asioita, joihin toimiva johto haluaa hallituksen alustavan linjauksen. Keskusteluasioiden yhteydessä ei yleensä tehdä päätöksiä, niiden aika tulee myöhemmin.
- Päätösasiat. Päätöskohdissa asiat on keskusteltu ja valmisteltu siihen pisteeseen, että niistä voidaan tehdä päätös. Valmistelun on tehnyt johto yksin tai yhdessä puheenjohtajan kanssa, tai se voi olla hallituksen aiempien keskustelujen tulos.
Etäkokous
Etäkokoukset yleistyivät nopeasti keväällä 2020 alkaneen koronapandemian vuoksi. Tämä koski sekä virallisia kokouksia että epävirallisia kokoontumisia. Etäkokouksen esityslista ei eroa paikan päällä pidettävästä kokouksesta kuin siltä osin, että osallistujien henkilöllisyys on tärkeä todeta vaikkapa kamerayhteyden välityksellä. Etäkokoukset halutaan usein pitää lyhyinä ja tiiviinä, koska ne vaativat enemmän keskittymistä. Tämä asettaa vaatimuksia kokouksen valmistelulle ja selkeydelle. Myös kokouksen johtaminen on vaativampaa. Keskustelut on pidettävä selkeinä ja puheenjohtajan on sananmukaisesti hallittava kokoustekniikka. Kokouksella pitää olla selkeä tavoite, joka kerrotaan osallistujille. Haaste voi olla, miten saada osallistujat olemaan aktiivisia kokouksessa. Kokouksen tunnelmaa voi heti aluksi parantaa kuulumiskierroksella. Teknologian tarjoamia mahdollisuuksia kannattaa hyödyntää. Vähänkään pidemmissä kokouksissa tauot ovat tärkeitä.
Vuosikelloesimerkissä on vakiokokousten lisäksi hallituksen teemakokouksia. Niissä on omana pykälänään erityisteema, jolle varataan riittävästi aikaa. Esimerkkejä teemoista ovat hallituksen järjestäytyminen, tilinpäätös, jäsentyytyväisyys, henkilöstöasiat, seuraavan vuoden toiminnan alustava suunnittelu sekä edustajiston kokouksen valmistelu. Teemakokouksissa vakioesityslistan mukaiset asiat pyritään hoitamaan mahdollisimman tehokkaasti, jotta teemalle jää riittävästi aikaa.
Vuosikelloesimerkissä on kokousten lisäksi kolme asiakohtaa, joille on varattu oma kokousaikansa vuoden kierrossa. Hallituksen strategiaseminaarissa käsitellään perusteellisesti tulevaisuuskysymyksiä. Sille on varattu aikaa kaksi päivää. Samassa kokouksessa hallitus käy läpi oman itsearviointinsa tulokset (itsearviointiin palataan erikseen kappaleessa 6.). Koko hallinnon kesäseminaari on vapaamuotoinen vuosittainen tapahtuma, jonka tarkoitus on parantaa hallinnon sisäistä vuorovaikutusta. Lisäksi vuosikellossa on joka toinen vuosi järjestettävä hallituksen opintomatka.
Hallituksen vuosikelloon merkitään myös muut sellaiset tärkeät asiat, joilla on vaikutusta hallituksen toimintaan. Esimerkissä näitä ovat edustajiston ja valiokuntien kokoukset.
Miten vuosikelloa kannattaa hyödyntää? Hyvä tapa on, että hallitus jo edellisen vuoden lopussa käy läpi seuraavan vuoden vuosikelloon tulevat asiat. Toimivalle johdolle ja puheenjohtajalle vuosikello on jatkuvasti käytössä oleva työkalu, jonka avulla hallituksen toimintaa suunnitellaan ja ennakoidaan. Sisäisen viestinnän parantamiseksi hallituksen vuosikello kannattaa jakaa tiedoksi myös muille osuuskunnan hallintoelimille.
Kokousten valmistelu
Kokousten koolle kutsumisesta vastaa puheenjohtaja. Hän yhdessä toimitusjohtajan kanssa valmistelee kokouksen. Käytännössä toimitusjohtaja tekee suuren osan valmistelutyöstä, koska hänellä on paras tieto osuuskunnan asioista ja ajankohtaisista kysymyksistä. Hänen tehtävänsä on myös osaltaan varmistaa, että valmistelu noudattaa hallituksen vuosikelloa.
On tärkeä huomata, että puheenjohtaja lopulta päättää, mitkä asiat tuodaan hallitukseen. Vaikka toimiva johto ja puheenjohtaja kävisivät laajaakin keskustelua osuuskunnan asioista, se ei tarkoita, että kaikkia asioita tuotaisiin hallitukseen. Puheenjohtaja voi esimerkiksi päättää, että jokin asia ei vielä ole kypsä seuraavaan hallituksen kokoukseen, vaan se edellyttää lisävalmistelua.
Hyvään hallintotapaan kuuluu lähettää kokouskutsu noin viikko ennen kokousta ja siten, että kutsun ja kokouksen väliin jää viikonloppu. Näin hallituksen jäsenet ehtivät perehtyä kokousmateriaaliin. Kaikki tarpeellinen materiaali lähetetään kokouskutsun mukana. Pelkän asialistan lähettäminen ei vastaa nykypäivän käsitystä hyvästä hallinnosta.
Kokouksen kutsuja on yleensä puheenjohtaja, ei toimiva johto. Käytännössä voidaan menetellä siten, että toimivan johdon edustaja lähettää kokouskutsun esimerkiksi omasta sähköpostistaan ja puheenjohtajan allekirjoituksen alla on maininta: ”Toimeksi saaneena, N.N.”
Toimitusjohtajan yhteistyö hallituksen kanssa
Osuuskunnan menestymiseen vaikuttaa ratkaisevasti, kuinka hyvin toimivan johdon ja hallinnon yhteistyö sujuu. Johtajalla on paras tieto osuuskunnan asioista. Sen vuoksi hänellä on mahdollisuus auttaa hallitusta onnistumaan. Hallituksen tehtävä on valvoa ja tukea johtoa sen tehtävässä.
Hallituksen ja toimivan johdon tulee yhdessä ymmärtää osuuskunnan tehtävä. Niiden on aistittava muutokset ja kyettävä tekemään suunnanvalintaa muuttuvissa oloissa. Tämä tehtävä ei ole helppo, koska se vaatii täydellistä keskinäistä luottamusta ja hyvää viestintää. Jos näin saa tapahtua, hallituksen ja johdon voimavarat vapautuvat rohkeisiinkin linjauksiin, jotka vievät osuuskuntaa eteenpäin.
Toimitusjohtaja ja hallituksen puheenjohtaja ovat osuuskunnan tärkein työpari. Heidän yhteistyönsä sujuvuuteen on syytä kiinnittää huomiota jo silloin, kuin johtajaa ollaan rekrytoimassa tai puheenjohtajaa nimittämässä. Johto ja puheenjohtaja valmistelevat hallituksen kokoukset. Tässä valmistelussa on hyvä käydä sparraavaa, kriittistäkin keskustelua osuuskunnan toiminnasta ja hallitukselle tuotavista asioista.
Hallituksen päätöksenteko ja hallituksen jäsenten roolit
Hallituksen tehtävä on lopulta päättää asioista ja seurata päätösten toteutumista. Päätöksiä edeltävä valmistelu alkaa toimivan johdon ja puheenjohtajan yhteistyöstä. Isompia päätöksiä tulisi aina edeltää hallituksen riittävän laaja keskustelu, jota voidaan käydä useammassakin kuin yhdessä kokouksessa.
Hallituksen päätöksiä valmistelevassa keskustelussa eriävien näkemysten esiintulo on suotavaa. Mitä suuremmasta asiasta on kyse, sitä tärkeämpää on, että aihetta käsitellään eri näkökulmista. Kriittinen, arvioiva ja monipuolinen keskustelu kasvattaa hallituksen ymmärrystä aiheesta ja silloin vältytään esimerkiksi ylimitoitetuilta riskeiltä. Kriittisen keskustelun ansioista voidaan päätyä jättämään asia pöydälle siihen asti, kunnes aiheesta on hankittu lisää tietoa ja ymmärrystä. Hallitus voi myös päättää ulkopuolisen asiantuntijan kuulemisesta. Tämä on hyvä tapa erityisesti silloin, kuin käsiteltävä aihe vaatii sellaista erityisosaamista, jota hallituksella ei luontaisesti ole.
Merkittäviä päätöksiä ei pitäisi tehdä äänestämällä. Äänestykseen päätyminen voi kertoa siitä, että aihetta ei ole riittävästi valmisteltu eikä sen eri puolia ole kriittisesti punnittu. Näin syntyneen päätöksen riskinä voi olla, että äänestyksessä häviölle jääneet eivät täysin sitoudu päätökseen. Siksi konsensuspäätös eli riittävän keskustelun kautta saatu yhteinen käsitys on äänestystulosta parempi. Jos äänestykseen päädytään, tulee äänestyksen tulos ja mahdolliset eriävät mielipiteet kirjata pöytäkirjaan. Tämä on tärkeää hallituksen jäsenten vastuun kannalta.
Puheenjohtajan rooli kokouksessa, erityisesti isoissa ja vaikeissa aiheissa, on korvaamattoman tärkeä. Hyvä puheenjohtaja hyödyntää hallituksen jäsenten osaamisen. Hän rohkaisee ja antaa mahdollisuuden hallituksen jäsenille tuoda esiin näkemyksensä asioista. Usein puheenjohtaja kertoo oman näkemyksensä viimeiseksi ja vetää samalla yhteen hallituksen keskustelun tulokset. Hyvää puheenjohtajaa voi verrata orkesterinjohtajaan. Hän on sopivasti reunalla ja näkee kokonaisuuden, mutta kuitenkin riittävän lähellä kuullakseen. Hän ei ole solisti, joka edustaisi näkemysten ääripäitä, vaan pyrkii rakentamaan tasapainoisen lopputuloksen. Näin hän myös säilyttää ja kerryttää arvostustaan puheenjohtajana.
Hallituksen jäsenet voivat keskenään sopia roolituksista, jolloin kukin ottaa osavastuun johonkin osuuskunnalle tärkeään asiaan perehtymisestä. Näitä voivat olla esimerkiksi talous, juridiset asiat, henkilöstön hyvinvointi, toimialakysymykset, kansainväliset asiat tai sidosryhmäsuhteet. Roolit voivat nousta henkilöiden luontaisista vahvuuksista tai osaamisalueista. Roolitusta hyödynnetään tiedon tuottamisessa ja siitä viestinnässä. Hallituksen kokouksissa kukin voi esimerkiksi raportoida omaan rooliinsa kuuluvista asioista. Hallituksen jäseniä voidaan myös nimetä toimikuntiin tai kannustaa lähtemään mukaan sellaisiin verkostoihin, joissa roolin mukaisesta toiminnasta on osuuskunnalle hyötyä.
Avustavien toimielinten käyttö
Osuuskunnalla ja yhdistyksellä voi olla sellaisia toimielimiä, joiden tehtävänä on avustaa varsinaisia toimielimiä. Tällaisen voi perustaa esimerkiksi hallitus tai hallintoneuvosto.
Osuuskunnan säännöissä tulisi olla maininta avustavista toimielimistä. Lisäksi avustavan toimielimen tehtävänkuva on syytä määritellä kirjallisesti ohjesäännössä, joka hyväksytään varsinaisessa toimielimessä. Avustavilla toimielimillä ei ole itsenäistä päätösvaltaa. Tavallisia avustavia toimielimiä ovat esimerkiksi hallinnon tarkastajat ja nimitystoimikunnat.
Hallinnon tarkastajat
Hallinnon tarkastajien tehtävä on perehtyä osuuskunnan hallinnon toimintaan ja raportoida siitä toimeksiantajana olevalle toimielimelle. Hallinnon tarkastajat ovat osuuskunnan jäseniä ja yleensä myös jäseniä varsinaisessa toimielimessä.
Esimerkki. Osuuskunta haluaa parantaa hallituksen ja johdon valvontaa perustamalla hallinnon tarkastajatoiminnon. Osuuskunnan hallintoneuvosto määrittää ja hyväksyy hallinnon tarkastajien toimenkuvan ja valintamenettelyn. Se päättää, että hallinnon tarkastajia on viisi ja vuosittain erovuorossa on heistä kaksi, paitsi ensimmäisenä vuotena, ja että heidän tulee olla hallintoneuvoston jäseniä. Heidän työnkuvaansa kuuluu muun muassa hallituksen pöytäkirjoihin perehtyminen sekä hallituksen puheenjohtajien ja toimitusjohtajan tapaaminen. He tutustuvat osuuskunnan talouteen ja kiinteistöihin. Keräämänsä aineiston perusteella hallinnon tarkastajat tekevät raportin hallintoneuvostolle.
Hallinnon tarkastajien tehtäviin voi kuulua myös tilinpäätökseen liittyviä asioita. Tarkastajat voivat antaa toimenpidesuosituksia, mutta he eivät voi puuttua yksittäisiin hallituksen päätöksiin eikä heillä ole itsenäistä päätösvaltaa.
Nimitystoimikunta
Nimitysvaliokunta on avustava toimielin, joka valmistelee hallituksen jäsenten nimittämistä ja mahdollisesti muita nimityksiä. Sen asettaa osuuskunnassa hallintoneuvosto tai sen puuttuessa edustajisto. Nimitystoimikunnan tehtävä on apuna hallituksen valintaprosessissa. Toimikunta seuloo esiin kandidaatteja, arvioi heidän ominaisuuksiaan ja tekee lopulta suosituksen valittavasta tai valittavista henkilöistä.
Nimitystoimikunnan tehtävää voi verrata rekrytointiasiantuntijoihin. Toimikunnan tehtävänkuvan laajuuden päättää osuuskunta itse. Esimerkiksi kandidaattien haastattelut tai kuulemiset voidaan tehdä toimikunnassa tai valitsevan toimielimen kokouksessa. Tärkeä osa nimitystoimikunnan työtä on olla yhteydessä hallitukseen, jotta se saa parhaan tiedon niistä tarpeista, joita hallituksessa koetaan.
Tapausesimerkki. Osuuskunta haluaa kehittää hallituksensa valintamenettelyä ja päättää ottaa käyttöön nimitystoimikunnan. Edustajisto tekee asiasta päätöksen kokouksessaan ja päättää samalla lisätä sääntöihin maininnan nimitystoimikunnasta. Edustajiston ja hallituksen jäsenistä muodostetaan työryhmä, joka saa tehtäväkseen valmistella nimitystoimikunnan ohjesäännön. Siinä kuvataan tarkemmin, millaisin perustein toimikunnan kokoonpano muodostuu, millainen on sen erovuoroisuusmenettely sekä mitä tehtäviä toimikunnalle kuuluu. Edustajisto päättää aikanaan toimikunnan ohjesäännön hyväksymisestä ja toimikunta voi sen jälkeen aloittaa työskentelynsä.
Hallituksen strateginen rooli
Hallitustyöskentelyyn sisältyy paljon laki- tai sääntömääräistä asiaa, joka vie aikaa. Operatiiviset, toteutukseen liittyvät asiat voivat joskus liiaksikin hallita hallituksen työskentelyä. Silloin vaarana on, että aikaa ja energiaa ei riitä osuuskunnan tulevaisuuden kysymysten pohdintaan.
Hallituksen strateginen rooli tarkoittaa ensinnäkin sitä, että hallitus on huolehtinut strategian olemassaolosta. Hallitus useimmiten vastaa strategian valmistelusta ja siitä päättämisestä. Osuuskunnissa on tärkeää, että myös muut hallintoelimet, kuten hallintoneuvosto ja edustajisto ovat mukana strategiaprosessissa. Toisaalta strateginen rooli tarkoittaa, että hallitus myös säännöllisesti arvioi, pitävätkö strategian taustalla olevat olettamat paikkaansa. Tässä keskustelu toimivan johdon kanssa on tärkeää.
Osuuskunnissa strategian työstäminen voi kestää pidempään kuin osakeyhtiöissä. Tämä johtuu hajautuneesta omistajuudesta. Hyvin hoidetussa strategiaprosessissa tämä otetaan huomioon ja strategiatyölle varataan riittävästi aikaa. Käytännössä hallintoelimet voivat pitää työseminaareja ja keskustelutilaisuuksia, joissa yhteistä tahtoa kiteytetään. Tämä myös palkitsee: strategian valmistuttua hallintoelimet ja jäsenistö sitoutuvat siihen ja kokevat, että strategia ja jäsenistön etu ovat linjassa keskenään.
Tapausesimerkki. Strategiset olettamat
Osuuskunta on kaksi vuotta sitten hyväksynyt strategian, jossa on tehty olettamuksia yleisestä talouskehityksestä, julkisen talouden tilasta, toimialan rakennekehityksestä ja sen nopeudesta, digitalisaation etenemisestä sekä omaan toimialaan liittyvistä mahdollisuuksista ja riskeistä. Hallitus käy keskustelua näistä aiheista ja toteaa, että muuttuneen tilanteen takia monia olettamuksia täytyy korjata. Hallitus päättää pitää ylimääräisen strategiaseminaarin, johon kutsutaan hallituksen ja toimivan johdon lisäksi muiden hallintoelinten edustajia. Seminaarin tarkoitus on päivittää strategiset olettamat vastaamaan nykytilannetta ja sen pohjalta tehdä päätökset strategian tarkistamisesta.
Hallituksen työskentelyn kehittäminen
Hallituksen osaamista voidaan kehittää sekä valitsemalla hallitukseen osaavia jäseniä että kehittämällä jatkuvasti hallituksen jäsenten osaamista ja hallitustyöskentelyä. Tässä kappaleessa keskitytään siihen, miten hallitus kokonaisuutena voi kehittyä paremmaksi. Tämäkin on ensi sijassa hallituksen puheenjohtajan vastuulla. Jokainen hallituksen jäsen luonnollisesti voi vaikuttaa hallitustyöskentelyn kehittymiseen vaikkapa itseopiskelulla ja myönteisellä yhteistyöasenteella.
Hallituksen itsearviointi
Itsearvioinnissa hallitus keskuudessaan selvittää, miten hyvin se on onnistunut työskentelyssään. Tätä voisi kutsua hallituksen omaksi kehityskeskusteluksi. Tavallisimmin itsearvioinnit tehdään 1-2 vuoden välein.
Yleensä liikkeelle lähdetään kyselystä, jossa tavallisia teemoja ovat:
- ymmärrys hallituksen roolista ja tehtävistä
- hallituksen kokonaisosaamisen taso
- hallituksen työskentelymenetelmät, ajankäyttö ja suunnitelmallisuus
- jäsenten valmistautuminen ja perehtyminen käsiteltäviin asioihin
- jäsenten halu ja kyky uudistua
- hallituksen keskustelukulttuuri ja –käytännöt
- keskinäinen palautteen anto ja palautteen saanti
- hallituksen tiedonsaanti ja tiedonhankinta
- jäsenten aktiivisuus hallituksen työskentelyssä
- jäsenten sitoutuminen tehtyihin päätöksiin
- hallituksen ilmapiiri ja jäsenten keskinäinen arvostus
- osuuskunnan arvojen toteutuminen hallitustyössä
- hallituksen päätöksentekokyky
- käsiteltävien asioiden valmistelu ja etukäteismateriaali
- puheenjohtajan toiminta
- hallituksen ja toimivan johdon yhteistyö
- hallituksen ja muiden hallintoelinten viestintä ja yhteistyö
- mahdollisten valiokuntien työskentelyn taso
Hallitus päättää itse, vastataanko kyselyyn nimettömänä vai omalla nimellä. Kysely voidaan tehdä ja sen tulokset voidaan purkaa hallituksen sisällä tai ulkopuolisen tahon avustuksella. Ulkopuolisen asiantuntijan käytöstä on hyötyä erityisesti silloin, kun arviointi tehdään ensimmäistä kertaa.
Kyselyn purku on arvioinnin tärkein vaihe ja siihen tulee varata riittävästi aikaa, yksi pykälä hallituksen kokouksen asialistalla ei siihen riitä. Purku alkaa tulosten esittelyllä, jonka tekee puheenjohtaja tai ulkopuolinen asiantuntija. Tässä vaiheessa on tärkeää jo tehdä alustavia johtopäätöksiä kyselyn tuloksista.
Esittelyn jälkeen hallitus keskustelee tuloksista. Hyvä puheenjohtaja rohkaisee hallituksen jäseniä avoimuuteen ja tuomaan myös suullisesti esille ajatuksia hallituksen työskentelyn onnistumisesta. Erityisen arvokkaita ovat kriittiset näkemykset, koska ne tuovat esille hallituksen kehittymisalueet.
Keskusteluvaiheen jälkeen tulee toimenpide-ehdotusten vuoro. Puheenjohtajan johdolla hallitus päättää niistä toimenpiteistä, joilla tunnistettuja heikkouksia parannetaan ja miten olemassa olevia vahvuuksia entisestään vahvistetaan.
Joskus itsearvioinnin tekeminen voi osoittautua hankalaksi hallituksen sisäisen tilanteen vuoksi. Syynä voivat olla ilmapiiriongelmat tai muut hallitustyöskentelyn puutteet. Silloin ulkopuolisen tahon käyttäminen voi olla välttämätöntä. Itsearviointi voi tällöin muuttaa luonnettaan konsultaation suuntaan, mutta silloinkin se palvelee hallituksen eheytymistä ja uudistumista. Itsearviointi ei kuitenkaan ole tarkoitettu kriisitilanteisiin, vaan sen tulisi olla hallituksen normaali säännöllinen työskentelytapa.
Itsearvioinnin avulla hallitus voi myös viestiä tilanteestaan hallinnon tarkastajille, nimitysvaliokunnalle tai hallituksen valinnasta vastaavalle toimielimelle. Tämä vaatii hallitukselta kypsyyttä, etenkin kun lähes aina hallituksen toiminnassa on jotain kehitettävää.
Hallituksen valintoja valmisteltaessa itsearviointi tuo arvokasta tietoa hallituksessa havaituista osaamisaukoista. Se paljastaa, onko näköpiirissä sellaisia ulkoisia tai sisäisiä tilannetekijöitä, joiden tulisi vaikuttaa hallituksen kokoonpanoon. Arvioinnin avulla valitsijat voivat ottaa nämä asiat huomioon valitessaan uusia jäseniä hallitukseen.
Yhteenveto:
- Hallituksen kannattaa laatia toiminnalleen vuosikello, johon kokoukset ja käsiteltävät teemat kirjataan vuosittain etukäteen. Vuosikello tuo jäntevyyttä hallintotyöskentelyyn.
- Kokoukset voidaan jakaa vakiokokouksiin sekä sellaisiin, joissa on erityinen teema käsiteltävänä. Lisäksi voi olla strategiakokouksia – tai seminaareja.
- Toimitusjohtaja sekä hallituksen puheenjohtaja ovat osuuskunnan tärkein työpari.
- Kriittinen ja monipuolinen keskustelu kasvattaa hallituksen ymmärrystä käsiteltävistä aiheista ja on omiaan estämään ylimitoitettuja riskejä.
- Hallituksen merkittäviä päätöksiä ei tulisi tehdä äänestämällä.
- Puheenjohtajan rooli hallituksen johtamisessa on korvaamattoman tärkeä. Hyvä puheenjohtaja hyödyntää hallituksen jäsenten osaamisen.
- Hallinnossa voi olla avustavia toimielimiä. Tavallisia ovat esimerkiksi hallinnon tarkastajat ja nimitystoimikunnat.
- Hallituksen itsearviointi on hyvä tapa kehittää hallituksen työskentelyä. Vastaava arviointi soveltuu myös hallintoneuvostolle.