Kari Huhtala: Hyvä hallinto osuuskunnissa
Hyvä luottamushenkilö
Osuuskunnan omistajuus on hajautunut jäsenistölle. Päätöksenteko pelkästään osuuskuntakokouksen avulla olisi työlästä. Siksi eri hallintoelimiin valittujen luottamushenkilöiden rooli on tärkeä. Heidän tehtävänsä on valvoa ja ohjata organisaatiota toimimaan siten, että jäsenten tahto toteutuu.
Hyvä luottamushenkilö toimii valitsijoidensa eli jäsenkunnan luottamuksen varassa. Luottamushenkilön on tärkeä tietää, mitä jäsenet häneltä ja osuuskunnalta odottavat. Hyvä luottamushenkilö ei ole ajamassa omia tai lähipiirinsä etuja, vaan on osuuskunnan ja sen jäsenistön yhteisellä asialla.
Jokainen luottamushenkilö voi löytää itselleen sopivan roolin, kunhan muistaa olla aktiivinen ja myönteisen utelias perehtymään oman osuuskunnan toimintaan. Luottamushenkilön roolina voi olla esimerkiksi jokin seuraavista:
Jäsentahdon varmistaja muistaa seurata, että osuuskunnan toiminta on jäsenkunnan tahdon ja edun mukaista eikä lähde rönsyämään tarpeettomiin suuntiin ja että osuuskunnan päämääriä viedään eteenpäin.
Konsensuksen rakentaja osaa rakentaa erilaisista näkemyksistä yhteisen tahdon ja sovitella ristiriitoja.
Verkostoitujalla on suhteita paitsi osuuskunnan jäseniin, myös yhteistyökumppaneihin, joista voi olla hyötyä.
Kyseenalaistaja osaa tehdä ajoissa kriittiset kysymykset, jotta virheiltä vältytään.
Viestijällä on taito puhua ja kirjoittaa siten, että viesti menee perille ja väärinkäsityksiltä vältytään. Hän hallitsee eri viestintäkanavien käytön ja muistaa, mitä on lupa viestiä osuuskunnan ulkopuolelle.
Tiedonhankkija perehtyy asioihin perusteellisesti ja osaa neuvoa toisiakin.
Inspiroija on tärkeä henkilö luomaan henkeä ja innostamaan ratkaisujen hakemiseen silloinkin, kun asiat ovat vaikeita.
Visionääri katsoo tulevaisuuteen ja on kiinnostunut strategisista vaihtoehdoista.
Tulisielu on innostunut osuustoiminnan ideasta ja sen eteenpäin viemisestä ihmisten elämän parantamiseksi.
Hallituksen valinta
Hallituksen jäsenen rooli poikkeaa varsin paljon muiden hallintoelinten jäsenten rooleista. Hallituksella on vastuu osuuskunnan strategian päättämisestä. Osuuskunnassa hallituksella on yleistoimivalta eli valta tehdä osuuskuntaa koskevia päätöksiä, jollei jotain asiaa ole säännöissä erikseen määrätty muulle hallintoelimelle. Hallituksen jäsenten tulee olla riittävän kokeneita ja valveutuneita tekemään tämän tasoisia päätöksiä.
Vaikka hallituskin on usein jäsenistönsä näköinen, ei hallituksen jäsenen tehtävä ole edustaa jotain jäsenistön osajoukkoa, vaan aktiivisesti hakea osuuskunnan ja sitä kautta koko jäsenistön parasta. Hallituksen tehtävä on osuuskuntalain mukaan huolellisesti toimien edistää osuuskunnan yhteistä etua. Hallituksen tärkeimpiä päätöksiä on valita hyvä toimitusjohtaja, jonka toimintaa se valvoo ja tukee, innostamista ja kannustamista unohtamatta. Hyvä hallitus kykenee ryhmänä tekemään vastuullisia päätöksiä ristipaineidenkin alla.
Koska hallituksen rooli ja vastuu on suuri, sen valintaan kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Hallitusta ei pidä valita kiireellä ja sen perusteella, mitkä nimet tuntuvat heti ilmeisiltä. Jäseneksi tulisi valita tehtävään päteviä, sitoutuneita, yhteistyökykyisiä ja luotettavia henkilöitä. Riittävä kokemus toimialasta, talousasioiden tuntemus ja johtamistaidot ovat eduksi. Hyvä hallitus koostuu sopivasti erilaisista ihmisistä, joiden kyvyt ja kokemus täydentävät toisiaan. Valitsijoiden on hyvä varmistaa, että valittavalla riittää aikaa hallitustyöskentelyyn. Hyväkään henkilö ei ole hyödyksi, jos hänen aikansa ei siihen riitä.
Hallituksen valitsee osuuskunnassa osuuskuntakokous tai sen korvaava edustajisto. Jos osuuskunnassa on hallintoneuvosto, hallituksen valinta on pääsääntöisesti siirretty sääntömääräyksellä hallintoneuvostolle. Osuuskuntalain mukaan hallituksen jäsenet valitaan tehtävään toistaiseksi. Osuuskunnan säännöissä voidaan määrätä kuitenkin toisin. Tavallista on, että hallituksen jäsen valitaan määräajaksi, esimerkiksi kolmeksi vuodeksi. Samalla sovitaan, kuinka monta hallituksen jäsentä on erovuorossa kunakin vuonna. Jos hallituksen koko on esimerkiksi kuusi henkeä ja toimikausi kolme vuotta, erovuorossa on vuosittain kaksi jäsentä. Säännöissä voidaan myös määrätä, että koko hallitus on erovuorossa vuosittain. Riskinä tällöin on, että vaihtuvuus kasvaa liian suureksi ja hallitustyöskentelyn jatkuvuus kärsii. Säännöissä voidaan määrätä myös hallituksen jäsenen toimikausien enimmäismäärästä, jolla varmistetaan hallituksen riittävä uusiutuvuus.
Hallituksen jäsenenä ei osuuskuntalain mukaan voi olla oikeushenkilö, alaikäinen eikä henkilö, jolle on määrätty edunvalvoja tai jonka toimintakelpoisuutta on rajoitettu tai joka on konkurssissa. Vähintään yhdellä hallituksen jäsenellä on oltava asuinpaikka Euroopan talousalueella, jollei rekisteriviranomainen myönnä osuuskunnalle lupaa poiketa tästä. Säännöissä voidaan määrätä muista hallituksen jäsenen kelpoisuusehdoista. Monet osuuskunnat haluavat hallituksensa jäsenten olevan osuuskunnan jäseniä. On myös mahdollista laatia säännöt siten, että hallitukseen voidaan valita muitakin kuin osuuskunnan jäseniä.
Seuraavassa käydään läpi osuuskunnan hallituksen valintaprosessin vaiheet.
Käynnistysvaihe
Hallituksen valintaprosessi käynnistyy yleensä, kun joku hallituksesta ilmoittaa luopuvansa tehtävästään. Syynä voi olla myös esimerkiksi hallituksen jäsenten lukumäärän kasvattaminen. Käynnistysvaiheessa hallituksen puheenjohtajan tehtävä on viestiä jäsenistölle tai jäsenistöä edustaville hallintoelimille (hallintoneuvosto, edustajisto) tilanteesta. Käynnistysvaiheen tavallinen ongelma on, että eroava hallituksen jäsen ilmoittaa asiasta niin myöhäisessä vaiheessa, ettei uuden valinnan valmisteluun jää riittävästi aikaa.
Tunnistus ja kartoitus
Seuraava vaihe on tunnistaa, mistä uutta jäsentä tai jäseniä lähdetään etsimään. Jos osuuskunnan säännöt eivät edellytä hallituksen jäseneltä osuuskunnan jäsenyyttä, voidaan etsintöjä suunnata myös jäsenistön ulkopuolelle.
Ehdokkaiden kartoitusta varten on osuuskunnan sovittava parhaiten toimiva menettely. Hyvään hallintotapaan ei kuulu, että hallituskandidaatit nousevat esille satunnaisesti ja yllättäen, puhumattakaan siitä, että vasta valintakokouksessa tuodaan esille uusia nimiä.
Erilaisia tapoja hallituskandidaattien kartoitukseen kuvataan seuraavassa taulukossa.
Seulonta ja epävirallinen valikointi
Tämä vaihe on ominainen nimenomaan osuuskunnille, joissa epävirallinen keskustelu ja arviointi hallituskandidaateista kuuluu usein hallintokulttuuriin. Keskustelua käydään hallinnossa olevien henkilöiden kesken, esimerkiksi puheenjohtajistossa ja alueilla. Joskus myös istuvilta hallituksen jäseniltä kysytään mielipidettä soveltuvista ehdokkaista. Tähän vaiheeseen kuuluu alustava ehdokkaiden sopivuuden ja pätevyyden arviointi. Seuraavassa kuvassa esitellään tavallisia osuuskunnan hallituksen valintakriteerejä.
Miten lisätä hallituksen monimuotoisuutta ja tulevaisuushakuisuutta?
Tutkimus osoittaa, että monipuolisesti koostuva hallitus, jonka jäsenillä on keskenään erilaista osaamista ja kokemusta, suoriutuu paremmin tehtävistään kuin yksipuolinen hallitus. Monimuotoisuuden lisäämiseksi monet organisaatiot ovat laatineet hallitukselle valintakriteereitä ja perustaneet nimitystoimikuntia. Hallituksen valintaa valmistelevien tahojen pitää tietää, millaisia henkilöitä hallituksessa tarvitaan tulevina vuosina. Siten on helpompi kartoittaa ja seuloa tehtävään sopivia ehdokkaita. Huomiota tulee kiinnittää tekijöihin, joilla on vaikutus hallituksen kokoonpanoon, uusiutumiseen ja kehittymistarpeisiin. Ulkoisia tekijöitä ovat esimerkiksi markkinatilanteen kehitys, julkinen sääntely, ihmisten arvostusten kehittyminen tai yleinen yhteiskunnallinen kehitys. Sisäisiä tekijöitä ovat osuuskunnan oma kehityksen vaihe, tulevat investoinnit tai rakenteiden muutokset.
Muodollinen valikointi ja ehdollepano
Muodollinen valikointi on julkisesti sovittu ja usein myös kirjattu toimintatapa. Keskustelua käydään kollektiivisesti eri hallintoelimissä tai vaihtoehtoisesti valikointi on valtuutettu nimitystoimikunnalle. Näissä keskusteluissa pyritään kartoittamaan tulevia tarpeita. Tässä vaiheessa valikoituvat ne ehdokkaat, joita on tarkoitus esittää hallituksen jäseniksi.
Onko ulkopuolisista hallitusjäsenistä hyötyä?
Yrityksestä riippumattomien ulkopuolisten hallituksen jäsenten valintaa perustellaan usein sillä, että he osaavat kyseenalaistaa yritysjohdon esityksiä ja siten parantavat päätöksenteon laatua. Monet ovat myös sitä mieltä, että ulkopuolinen ammattimainen hallitusjäsen on paras taho valvomaan yrityksen johtoa ja puolustamaan yritystä johdon itsekkäiltä intresseiltä.
Osuuskunnissa ulkopuolisiin hallitusjäseniin saatetaan suhtautua kriittisesti, koska he eivät välttämättä tunne jäsenpohjaisen osuuskunnan luonnetta ja erityispiirteitä. He voivat joko jäädä ulkopuolisiksi hallituksissa tai toisaalta ryhtyä yksipuolisesti hallitsemaan hallituksessa käytävää keskustelua.
Lopullinen valinta
Hallituksen jäsen valitaan osuuskunnan sääntöjen määräämän hallintoelimen kokouksessa. Päätös tehdään aiemmin kuvattujen epämuodollisten tai muodollisten valmistelujen pohjalta. Päättävä hallintoelin voi toki poiketa esityksestä, koska sillä on lopullinen valta päättää, keitä nimitetään hallitukseen.
Osuuskunnan hallituksen valinta voidaan tehdä hyvinkin yksinkertaisen valmistelun pohjalta, mutta hyvään hallintotapaan kuuluu riittävä valmistelu. Valintatilanteeseen voi kohdistua myös ristipaineita, jotka liittyvät esimerkiksi seuraaviin asioihin:
Hallituskandidaattien etsintä: hallintovetoisesti vai jäsenkentän keskusteluiden pohjalta.
Reitti hallitukseen: edustajiston tai hallintoneuvoston kautta vai näiden ohitse.
Valintojen valmistelu: isommalla joukolla vai nimitysvaliokunnassa.
Hallituksen oma rooli valintaprosessissa: aktiivinen vai vetäytyvä.
Hallintoneuvoston valta-asema: miten vahvasti ohjaa valintaprosessia.
Maantieteelliset alueet: miten vahva niiden rooli on.
Nimitysvaliokunnan rooli: käytetäänkö valiokuntaa vai tehdäänkö valmistelu kollektiivisesti hallintoelimissä.
Puheenjohtajien ohjausrooli: ovatko taustalla eivätkä osallistu valmisteluun vai ottavatko aktiivisen roolin.
Yhteenveto:
- Hyvä luottamushenkilö ei ole ajamassa omia tai lähipiirinsä etuja, vaan on osuuskunnan ja sen jäsenistön yhteisellä asialla.
- Luottamushenkilö voi löytää itselleen sopivan roolin, kunhan muistaa olla aktiivinen ja myönteisen utelias perehtymään oman osuuskunnan toimintaan.
- Hallituksen rooli ja vastuu on suuri, sen valintaan kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.
- Hallituksen valinnan vaiheet ovat: käynnistysvaihe, tunnistus ja kartoitus, seulonta ja epävirallinen valikointi, muodollinen valikointi ja ehdollepano sekä lopullinen valinta.
